Durchbruch bei der Archivierung digitaler Post

Schwäche 1: Nachrichtenflut

E-Mail-Nachrichten sind wichtige Beweisstücke und sollten archiviert werden. Am besten gleich zur elektronischen Mandatsmappe, sodass alle versandten und empfangenen Nachrichten im Kontext des Mandats angezeigt werden. Aber wie archiviere ich als Kanzleipartner*in meine Nachrichten, wenn täglich fünfzig, hundert oder noch mehr E-Mails eingehen? Pragmatiker mögen «gar nicht!» antworten, stehen aber mit einer unvollständigen Akte da. Andere beauftragen die Assistenz, jede einzelne E-Mail auszudrucken und abzulegen – wahrlich kein zukunftsträchtiger Ansatz. Aber machen Sie sich keine Vorwürfe: Outlook & Co. sind schlicht nicht dafür gebaut, Ihnen die Ablage zum Mandat zu erleichtern.

Schnittstellensoftware, Outlook Bridges und dergleichen lösen ebenfalls das Grundproblem nicht: die Ablage dauert zu lang und wertvolle Zeit geht verloren.

Schwäche 2: Arbeitsteilung

OK, die Assistentin oder der Assistent sollen es richten! Nun bearbeiten zwei Personen dasselbe Postfach – und neue Schwierigkeiten zeigen sich: wie könnte ein sinnvoller Workflow aussehen? Habe ich die Nachricht schon gelesen? Muss ich sie lesen? Wurde eine Nachricht von der Assistenz schon archiviert? Die Generalisten Outlook & Co. haben darauf keine Antwort.

Schwäche 3: Neue Kommunikationskanäle

Mit Einführung des beA hat sich in Deutschland ein weiterer Kommunikationskanal etabliert (den Schweizer Anwält*innen steht das noch bevor). Und plötzlich kämpfen wir in zwei Welten: in der E-Mail-Welt mit Outlook & Co. und im Web Portal des beA. Aber ist denn eine beA Nachricht nicht auch nur eine digitale Nachricht, wie eine E-Mail auch? Weshalb können wir beA Nachrichten nicht einfach über Outlook empfangen oder über Apple Mail versenden? Die Generalisten Outlook & Co. zucken mit den Schultern.

Aber genug gejammert! Wir haben uns zu all diesen Themen Gedanken gemacht und bringen mit dem Modul Kommunikator eine Lösung direkt in timeSensor LEGAL.

Generalist & Spezialist = Effizienz

Mit dem Kommunikator stellen Sie Outlook und Apple Mail einen Spezialisten zur Seite, der da weiter macht, wo die Generalisten aufhören. Der Kommunikator ist ein spezialisierter und in timeSensor LEGAL eingebauter Kommunikationsclient. Er integriert beliebige E-Mail und beA Postfächer in einer modernen, einheitlichen Benutzeroberfläche direkt in der Kanzleisoftware. Und so sieht er aus:

Dank dem Kommunikator gehen E-Mail und beA Nachrichten nicht nur in Outlook oder Apple Mail ein, sondern gleichzeitig, ohne weiteren Aufwand, auch in timeSensor LEGAL.

timeSensor LEGAL verwendet intelligente Algorithmen, um die Nachrichten, wo möglich automatisch einem Mandat zuzuordnen. Dabei werden diese nicht nur im proprietären Format (.msg oder .eml) gespeichert, sondern zugleich in PDF umgewandelt und mitsamt Beilagen automatisch im Dokumentenarchiv (DMS) gespeichert.

Nachrichten können automatisch oder manuell direkt einem verantwortlichen Sachbearbeiter zugeordnet werden. So bearbeiten Sie arbeitsteilig dasselbe Postfach. Bereits archivierte Nachrichten werden grün markiert, rot sind die Nachrichten, die noch archiviert werden müssen.

Um das Postfach übersichtlich zu halten, können Nachrichten pausiert werden. Nach Ablauf der definierten Pause erscheinen die Nachrichten wieder im Posteingang:

Zur Erleichterung der Zusammenarbeit im Team, oder einfach, um Notizen anzubringen, kann zu jeder Nachricht eine Konversation geführt werden:

Falls eine Nachricht nicht automatisch einem Mandat zugeordnet werden konnte, so erfolgt die Zuordnung auch manuell äusserst effizient. Geben Sie ein paar Buchstaben (z.B. Mandatsname, Aktenzeichen oder Mandant) ein und das passende Mandat wird sofort gefunden und zugeordnet. Zugleich wird die Nachricht automatisch in PDF konvertiert und in der Dokumentenablage mitsamt Beilagen gespeichert.

Last but not least können deutsche Rechtsanwält*innen Ihre beA Postfächer einbinden. Diese verhalten sich dann wie normale E-Mail-Postfächer, aber mit zusätzlichen Funktionen wie signieren, prüfen, etc. Gerade bei beA Nachrichten ist die Arbeitsteilung zwischen Assistenz und Berufsträger besonders sinnvoll: der Anwalt oder die Anwältin signiert das Dokument und die Assistenz versendet die Nachricht. Solche Workflows werden vom Kommunikator perfekt unterstützt.