Interview mit Rolf Herter von der Kanzlei Streichenberg:

Warum sich die Zürcher Wirtschaftskanzlei für timeSensor LEGAL 365 entschieden hat

Bitte stellen Sie sich und Ihre Kanzlei einmal kurz vor:

Mein Name ist Rolf Herter, ich bin Partner und war lange Managing Partner der Kanzlei Streichenberg aus Zürich. Unsere Kanzlei ist im Wesentlichen eine Wirtschaftskanzlei. Wir beraten Unternehmen und die dahinterstehenden Privatpersonen und haben nationale und internationale Klientinnen und Klienten. Mit rund 15 Anwältinnen und Anwälten und insgesamt rund 30 Mitarbeitenden sind wir eine kleine bis mittlere Kanzlei.

Seit wann benutzen Sie timeSensor LEGAL 365?

Wir haben die Kanzleisoftware vor gut einem Jahr implementiert. Vorher hatten wir zwei andere Programme und haben schon mal eine Migration von einer Kanzleisoftware zu einem deutschen Anbieter hinter uns. Und jetzt eben der Wechsel zu timeSensor.

Und welche Herausforderungen gab es auf dem Weg zur neuen Kanzleisoftware?

Es gab tatsächlich viele Herausforderungen, weil es die ideale Software nicht gibt und man immer irgendwo Abstriche machen muss. Die Frage ist also immer: Wo machen wir welche Kompromisse? Eine weitere Herausforderung ist, dass es doch sehr viele Anbieter für Kanzleisoftware gibt. Es gibt Anbieter, die in einem Punkt unglaublich stark sind, aber beispielsweise das Kanzleimanagement und die Dokumentenverwaltung nicht kombiniert anbieten. Wir mussten uns also rechtzeitig entscheiden, was uns wichtig ist und die richtigen Abstriche machen. Schliesslich sind wir bei der Software gelandet, wo das Allgemeingefühl am besten war – und das war ganz eindeutig timeSensor LEGAL 365.

Welche Gründe haben damals für den Wechsel zu timeSensor gesprochen?

Entscheiden für uns war die Cloud. Wir wollten von unserem lokalen Server in der Kanzlei wegkommen und alle Daten zentral online speichern. Es gab aber natürlich auch noch weitere Gründe. Nachdem wir viele Systeme angeschaut hatten, wollten wir unbedingt eine Kanzleisoftware, bei der die Kanzleimanagement-Software und das Dokumentenmanagement aus einer Hand stammt. Wir waren ausserdem darauf bedacht, dass insbesondere die Management-Software so einfach wie möglich zu bedienen ist, weil wir vorher die Erfahrung gemacht haben, dass man immer sehr viele Klicks hatte, bis man irgendwo war. Uns war deswegen eine Lösung wichtig, die insbesondere auch für die Mitarbeiterinnen einfach zu handhaben ist. Das haben wir mit timeSensor LEGAL 365 gefunden.

Hat es für Ihre Entscheidung eine Rolle gespielt, dass timeSensor aus der Schweiz kommt?

Das ist tatsächlich ein Punkt, den wir in der Kanzlei diskutiert haben. Zuvor hatten wir einen Anbieter aus Deutschland. Grundsätzlich waren wir für alle Anbieter aus der EU offen. Denn uns ist natürlich wichtig, wo unsere Daten liegen und dass diese sicher und datenschutzkonform sind. Wir sind dann zu dem Schluss gekommen, dass die Daten überall in der EU sicher sind, weil wir hier überall gute Datenschutzbestimmungen haben. Deshalb war der Standort Schweiz kein alleinentscheidendes Kriterium. Es ist aber natürlich ein gutes Gefühl, zu wissen, dass die Daten bei timeSensor sicher in der Schweiz liegen.

Entscheidend für timeSensor war auch, dass wir das Gefühl hatten, dass der Anbieter die Arbeit von uns Anwältinnen und Anwälten wirklich versteht. Wir wollten keine eierlegende Wollmilchsau als Programm, sondern eine auf unsere Bedürfnisse zugeschnittene Software. Bei timeSensor LEGAL 365 merkt man in der Anwendung immer wieder, dass sich da wirklich jemand Gedanken gemacht hat, der was von der Rechtsbranche versteht. Das war für uns absolut entscheidend.

Gab es für Sie auch Ausschlusskriterien? Also Merkmale, die für Sie ein „No-Go“ gewesen wären?

Bei einigen Anbietern konnte man die Ablage von E-Mails nicht automatisieren. Das ist aber eine Funktion, die uns sehr wichtig ist, weil sie Zeit spart und Struktur in den Arbeitsalltag bringt. Das hat timeSensor gut gelöst. Entscheidend war für uns  ausserdem, dass alle Kanzleiprozesse abgedeckt werden, also z. B. auch gewisse Buchhaltungsprozesse.

Wie lief der Wechsel zu timeSensor denn bei Ihnen ab?

Wir haben Kernmitarbeiter, die schon seit langem für uns tätig sind. Die wissen, wie unsere Kanzlei funktioniert und organisiert ist. Die haben wir in die Suche nach der neuen Kanzleisoftware aktiv einbezogen. Und die haben natürlich auch bei der Migration mitgeholfen. Natürlich haben wir aber auch mit allen unseren Anwältinnen und Anwälten gesprochen, welche Erwartungen sie an die Kanzleisoftware haben. Wie sieht die tägliche Arbeit aus? Wo stossen sie an ihre Grenzen? Gemeinsam mit den Partnern haben wir uns dann viele Angebote angesehen und diese evaluiert.

Wir sind mit sehr vielen Enthusiasmus und Zuversicht in diese Migration gestartet. Bei der Umsetzung wurden wir durch timeSensor sehr gut begleitet. Grundsätzlich ist so eine Migration ein sehr anstrengender Prozess. Bei timeSensor war es so, dass wir immer wieder neue Testversionen erhalten haben und diese dann testen mussten, ob alles richtig „gemappt“ wurde. Das war ein aufwendiger Prozess; den darf man nicht unterschätzen. Als Kanzlei weiss man beispielsweise anfangs gar nicht, wie viele Daten eigentlich in der eigenen Datenbank hinterlegt sind und worauf man bei der Datenübertragung achten muss. Hier darf man sich nicht zu schade dafür sein, viel Zeit mitzubringen, um alles, auch Details, zu hinterfragen und  zu testen Die Testresultate sind auch zu dokumentieren, damit der Anbieter versteht, wo etwas noch nicht stimmt. Das ist uns glaube ich gemeinsam mit timeSensor gut gelungen. Deshalb lief das am Schluss alles reibungslos.

Wie lange hat es gedauert von der Entscheidung für timeSensor bis zum Punkt, an dem die Software einsatzbereit war?

Das ging sehr schnell. TimeSensor LEGAL 365 war in unserer Kanzlei innerhalb von sechs Monaten einsetzbar. Damit waren wir sehr zufrieden. Wir hatten in unserem Fall fast keine Nachbesserungsarbeiten.

Wie war die Reaktion Ihrer Mitarbeitenden auf die neue Kanzleisoftware? Hat sich die Zusammenarbeit verändert?

Das Feedback unserer Anwältinnen und Anwälte und der Assistentinnen und Assistenten, die täglich mit der Kanzleisoftware arbeiten, war positiv. Dazu muss man wissen, dass jede Änderung an der Kanzleiorganisation erstmal zu zusätzlichem Aufwand führt und es immer Nachfragen gibt. Was ändert sich? Wie geht das? Wo muss ich klicken? Hier war die Akzeptanz der neuen Software aber sehr hoch. Es gab über Nachfragen hinaus keinerlei Reklamationen durch unsere Mitarbeitenden. Das lag bestimmt auch daran, dass es sehr schnell ging, bis alles adaptierte war und funktioniert hat. Ausserdem ist timeSensor LEGAL 365 sehr intuitiv bedienbar.

Gibt es etwas, das timeSensor wirklich bemerkenswert macht und von anderen Anbietern abhebt? Welche Vorteile haben Sie bereits bemerkt?

Ja, ich glaube, das, was timeSensor wirklich bemerkenswert macht, sind die intuitiven Abläufe. Ich kenne keine Kanzleisoftware, deren Bedienung so gut ist. Das freut natürlich auch unsere Mitarbeitenden und spart am Ende des Tages sogar Zeit und Geld. Die Software ist wirklich einfach verständlich aufgebaut. Hervorzuheben ist dabei, dass im Gegensatz zu anderen Anbietern, bei timeSensor nicht das Mandat, sondern der Mandant im Mittelpunkt steht. Die Software ist also so aufgebaut, dass auf der obersten Ebene immer eine (natürliche oder juristische) Person steht – der Mandant. Darunter sieht man dann erst das Mandat bzw. die einzelnen Akten, die zu dieser Person gehören. Wenn man sich an diesen Aufbau einmal gewöhnt hat, will man ihn nicht mehr missen. Das ist viel aufgeräumter als bei anderen Anbietern. Das hat timeSensor hervorragend gelöst.

Gibt es auch etwas, das nicht so gut geklappt hat?

Was zum Teil etwas zu Problemen führt, ist die Internetverbindung. Im heutigen Umfeld braucht man sehr viel Bandbreite, damit das System läuft. Das hat anfangs manchmal nicht so gut geklappt – zum Beispiel als ich aus Spanien auf meine Akten zugreifen wollte. Aber auch das ist bei timeSensor bereits in Arbeit. Es soll demnächst eine direkte Browser-Plattform geben, die das enorm verbessert.

Natürlich gibt es bei jeder Software immer noch Verbesserungsmöglichkeiten. Man findet über die Jahre immer irgendwas, das noch besser laufen könnte. wenn man mit einer Software arbeitet. TimeSensor nimmt sich hier viel Zeit für uns und nimmt unsere Ideen auch ernst. Das ist sehr positiv zu bewerten und macht timeSensor zu einem Partner auf Augenhöhe.

Sie haben in diesem Zug auch Ihre Kanzleitelefonie umgestellt. Können Sie mir darüber mehr erzählen?

Wir haben als Kanzlei tatsächlich beschlossen, unsere klassischen Telefone abzuschaffen, um flexibler zu sein. Ausschlaggebend war, dass wir unseren eigenen Server im Büro abschaffen wollten, um komplett cloudbasiert zu sein. Wir hatten schon vor dem Wechsel zu timeSensor ein VoIP-System. Unsere Idee war aber, dass wenn wir schon migrieren, wir dann gleich alles umstellen. Letztendlich haben wir uns für die Teams-Telefonie entschieden. Der grosse Vorteil von Microsoft Teams ist, dass man überall über die eigene Büronummer erreichbar ist und umgekehrt von der eigenen Telefonnummer aus telefonieren kann – egal, wo man sitzt. Das hat auch Vorteile für die Mitarbeitenden – zum Beispiel im Homeoffice oder beim mobilen Arbeiten.

Spielt timeSensor auch bei der Teams-Telefonie eine Rolle? Also sind die beiden Programme miteinander vernetzt?

Beides läuft über die Cloud und erlaubt mobiles Arbeiten. Aber ansonsten sind die beiden Systeme unabhängig voneinander. Also Teams und timeSensor LEGAL 365 laufen komplett eigenständig.

Nutzen Sie bei Streichenberg Business Intelligence?

Wir nutzen das Business Intelligence Angebot von timeSensor bisher noch nicht. Wir sind aber daran, dieses ebenfalls zu implementieren. Wir erhoffen uns darüber sehr viele Informationen und Daten über unsere Kanzleiarbeit und unsere Mandate. Zunächst müssen dafür aber unsere Daten bereinigt werden. Streichenberg gibt es bereits seit 1993. Dementsprechend viele Daten haben sich seitdem angesammelt. Zu einem gewissen Teil nutzen wir die Daten natürlich jetzt schon für bestimmte Planungsprozesse. Mit timseSensor soll das ab nächstem Jahr aber deutlich ausgebaut werden.

Wie schätzen Sie die Zusammenarbeit mit timeSensor als Schweizer Boutique-Anbieterin für den DACH-Raum?

Die Zusammenarbeit ist sehr gut. Wir sind sehr zufrieden damit, timeSensor als zuverlässigen Partner an unserer Seite zu haben.

Mein einziger Kritikpunkt: Ich hätte mir anfangs gewünscht, dass der reine Anwendersupport noch etwas besser ist. Man wird am Anfang häufig auf die Anleitungen im Internet hingewiesen. Und die Anleitungen sind auch wirklich gut. timeSensor hat eine ganze Akademie quasi, wo einem alles wichtige erklärt wird. Aber ganz am Anfang wäre es toll gewesen, noch etwas mehr an die Hand genommen zu werden.

Dafür war der technische Support absolut hervorragend. Wenn wir irgendein technisches Problem hatten, konnten wir uns jederzeit melden und uns wurde sehr schnell geholfen. Der IT-Support ist wirklich sehr persönlich und ganz unkompliziert.

Welche Tipps würden Sie anderen Kanzleien geben, die ihre Kanzleisoftware wechseln wollen? Worauf muss man achten und würden Sie timeSensor weiterempfehlen?

Eine To-Do-Liste habe ich nicht, aber es gibt natürlich einige Punkte, auf die man achten muss. Als erstes muss man die eigenen Prozesse sehr gut kennen. Das ist das Wichtigste. Man muss wissen, was als Kanzlei eigentlich wesentlich für die eigene Arbeit ist. Außerdem sollte man die Entscheidung für die Kanzleisoftware nicht einfach so aus dem Bauch heraus alleine treffen. Es ist wichtig, alle Mitarbeitenden in den Prozess einzubeziehen. Die, die täglich mit der Kanzleisoftware arbeiten, wissen am besten, worauf man bei einem Wechsel achten muss und welche Funktionen wichtig sind. Wo drückt der Schuh? Was läuft bisher nicht so gut? Wo möchten wir mit dem Programm hin?

Zudem würde ich allen Kanzleien empfehlen, dass man möglichst alles aus einer Hand hat. Also, dass man sich für einen Anbieter entscheidet, der möglichst viele Funktionen selbst anbietet. Genau das war auch einer der Gründe, wieso wir uns für timeSensor entschieden haben. Denn: Je mehr IT-Anbieter beteiligt sind, desto komplizierter wird es. Und desto fehleranfälliger ist das Programm am Ende, weil eventuell nicht alle Schnittstellen aufeinander abgestimmt sind.

Meine persönliche Empfehlung für alle Kanzleien ist ausserdem, dass das Kanzleimanagement und das Dokumentenmanagement auf keinen Fall voneinander getrennt werden. Also das sollte auf jeden Fall aus einer Hand kommen. Auch hier kann timeSensor punkten. Insgesamt kann ich timeSensor LEGAL 365 deswegen weiterempfehlen.