Interview mit Partneranwalt Sebastian Juli von Littler

Eine Kanzleisoftware «wie ein Schweizer Taschenmesser»

Bitte stellen Sie die Kanzlei Littler einmal kurz vor.

Littler ist die weltweit grösste Arbeitsrechtskanzlei. In Deutschland haben wir mehr als 80 Berufsträger, die alle im Arbeitsrecht tätig sind. Weltweit haben wir mehr als 1900 Berufsträger in 30 Ländern  und über 100 Büros. In Europa sind es 400 Berufsträger in 14 Ländern.

Wir arbeiten alle im Arbeitsrecht, nutzen aber nicht alle timeSensor. timeSensor wird ausschliesslich in Deutschland genutzt. Der Grund liegt in unserer Entstehungsgeschichte. 2013 haben wir uns als Kanzlei unter dem Namen Vangard gegründet. Ab 2015 haben wir als erste europäische Kanzlei unsere Zusammenarbeit mit der US-Kanzlei Littler vertieft. Seit 2024 firmieren wir unter dem Namen Littler und sind so die weltweit grösste Arbeitsrechtkanzlei geworden.

Die Littler Germany PartG mbB ist eine eigenständige Partnerschaftsgesellschaft und Teil eines Schweizer Vereins, weil man in einem Schweizer Verein – im Gegensatz zum deutschen Vereinsrecht – auch als Gesellschaft Vereinsmitglied werden kann.

Wann und wie sind Sie zu timeSensor gekommen?

Der Grund war seinerzeit, dass wir eine überörtliche Kanzleisoftware gesucht haben. Weil wir alle auf Mac-Rechnern gearbeitet haben, hat mein Kollege Jan-Ove Becker recherchiert und herausgefunden, dass es mit timeSensor eine Software gibt, die auf Mac läuft. Wir hatten in Düsseldorf damals noch eine ganze alte, selbstgebaute Kanzleisoftware und in Hamburg haben unsere Kolleginnen und Kollegen mit RAMicro gearbeitet. Mit diesen Lösungen waren wir aber nicht glücklich. Deswegen haben wir uns für timeSensor entschieden.

Und ja, am Anfang hat die überregionale Zusammenarbeit mit timeSensor noch nicht so gut geklappt, weil die Internetverbindungen in Deutschland noch nicht so gut waren wie in der Schweiz. Wenn man z. B. aus München auf den in Düsseldorf installierten timeSensor-Server zugegriffen hat, hat alles immer sehr lange gedauert. Das lag nicht an timeSensor, sondern an der Infrastruktur. Wir sind dann auf einen Remote-Server umgestiegen, so eine Art Cloud, seitdem können wir von überall auf der Welt schnell auf timeSensor zugreifen.

Und welche Herausforderungen gab es auf dem Weg zur neuen Kanzleisoftware?

Es gab tatsächlich viele Herausforderungen, weil es die ideale Software nicht gibt und man immer irgendwo Abstriche machen muss. Die Frage ist also immer: Wo machen wir welche Kompromisse? Eine weitere Herausforderung ist, dass es doch sehr viele Anbieter für Kanzleisoftware gibt. Es gibt Anbieter, die in einem Punkt unglaublich stark sind, aber beispielsweise das Kanzleimanagement und die Dokumentenverwaltung nicht kombiniert anbieten. Wir mussten uns also rechtzeitig entscheiden, was uns wichtig ist und die richtigen Abstriche machen. Schliesslich sind wir bei der Software gelandet, wo das Allgemeingefühl am besten war – und das war ganz eindeutig timeSensor LEGAL 365.

Was waren die ausschlaggebenden Argumente für den Umstieg auf timeSensor?

Ausschlaggebend war einerseits die Kompatibilität mit Mac, andererseits aber auch, unsere Kanzleisoftware fit für den bundesweit Einsatz zu machen. Natürlich aber auch der direkte Kontakt zum Geschäftsführer von timeSensor, Herrn Solenthaler, und zu den Programmierern. So konnten wir uns individuell weiterentwickeln. Wir hatten immer einen direkten Draht, wenn zwischendurch mal etwas nicht funktioniert hat. Spannend an timeSensor war vor allem die Möglichkeit, dass unser Backoffice sehr eng mit timeSensor zusammenarbeiten konnte. Wir haben gemeinsam mit timeSesnsor die Kanzleisoftware weiterentwickelt. Und zwar bei den gesamten digitalen Arbeitsprozessen und zum Beispiel bei der automatisierten Erstellung von RVG-Rechnungen.

Am Anfang war die Software sehr auf den Schweizer Markt zugeschnitten, was beispielsweise im Wording wie «Rechnung manipulieren» erkennbar war. Das ist aber heute nicht mehr so. Ausserdem haben wir noch weiteren Bedarf bei der Datenerfassung und Datenanalyse erkannt. Über timeSensor sind wir dann an Herrn Eberhardt und sein Team gekommen, mit denen wir ein Data-Warehouse entwickelt haben. Herr Eberhardt hat uns auch dabei geholfen, das Tool LAWLIFT in Massenverfahren zu nutzen. So können wir sämtliche relevanten Daten aus dem Data Warehouse in LAWLIFT importieren und massgeschneiderte Dokumente erstellen, und zwar perfekt formatiert unter dem Briefkopf des Mandanten und auf Wunsch bilingual.

Können Sie uns beschreiben, wo Sie timeSensor und Business Intelligence einsetzen? Welche konkreten Herausforderungen in Ihrem Kanzleialltag konnten Sie durch den Einsatz von BI lösen? Gab es bestimmte Erkenntnisse oder Trends, die Ihnen ohne BI verborgen geblieben wären?

Am Anfang stand natürlich der Wunsch, dass wir selbst herausfinden wollen, wie produktiv wir sind. Wir wollten vor allem sehen, wie gut ausgelastet jeder einzelne Anwalt ist und welchen Leistungsbeitrag jeder einzelne Anwalt zu einer konkreten Rechnung trägt. Wenn z. B. mehrere Anwälte auf einem Mandat arbeiten, ist es für uns bei jeder einzelnen Rechnung entscheidend, wer welchen Anteil geleistet hat. Das war bei unserer Grösse nur über die Etablierung eines Datawarehouse komfortabel möglich und auch einer unserer ersten Schritte im Bereich Business Intelligence.

Inzwischen werten wir deutlich mehr Daten aus. Wir sehen anhand der Daten zum Beispiel, welches Geschäft wir haben und wie es sich entwickelt. Haben wir noch viele Mandanten mit Kündigungsschutzprozessen? Wie viele kaufen von uns eigentlich noch Arbeitsverträge oder andere Dokumente, oder machen wir das schon gar nicht mehr? Das ist deshalb relevant, weil sich auch unser Anwaltsberuf durch KI stark verändern wird. Es ist also sehr wichtig, schnell erkennen zu können, welche Dienstleistungen in Zeiten von KI noch von uns und in welchem Umfang abgefragt werden. Dazu benötigt man ein Datawarehouse, das Datenauswertungen in Echtzeit liefert.

Zudem sind wir der Auffassung, dass die Interaktion zwischen Menschen, also dem Anwalt und dem Mandanten, immer grössere Bedeutung bekommen wird. Mandanten erwarten zurecht eine datenbasierte, strategische Beratung. Wir arbeiten vor allem im B2B-Geschäft, also mit Unternehmen. KI wird auch die Arbeit von Inhouse-Juristen in Unternehmen vereinfachen, aber unsere spezialisierte Beratung wird weiterhin relevant bleiben. Datengetrieben können wir dabei noch bessere Beratungsleistung bieten.

Es ist zunächst mal wichtig für uns, dass wir unsere Daten im Griff haben. Die Rechtsberatungsbranche wird durch KI immer mehr unter Druck geraten. Dadurch werden Festpreis-Angebote immer wichtiger, weil es immer schwieriger wird, Stundensätze zu rechtfertigen. Wir müssen uns also fragen, welche Beratungsdienstleistungen wir nicht mehr anbieten und welche neuen Produkte der Markt stattdessen fordert. Bei diesen Entscheidungen hilft uns Business Intelligence. Eine Bespiel für unsere datenbasierte Beratung ist unser Legal Teck Produkt „Littler View“. Wir wissen, welche Daten wir für die Berechnung eines Sozialplans brauchen. Wir können berechnen, welche konkreten wirtschaftlichen Nachteile jedem einzelnen Arbeitnehmer tatsächlich entstehen, wenn sein Arbeitsplatz wegfällt und welche Abfindungssummen wir für die Kompensation dieser Nachteile anbieten müssen. Das sind deutlich geringer Beträge als sie Betriebsräte und Gewerkschaften oft fordern. Unser Datawarehouse entwickeln wir immer weiter und machen die Daten auch für unsere Mandanten nutzbar.

Wie haben Ihre Mitarbeitenden und Partner auf die Einführung von BI-Analysen reagiert? Gab es Widerstände oder besonderen Schulungsbedarf, um sich mit den Funktionen vertraut zu machen?

Die meisten Partner und Anwälte haben sich für die Kanzleisoftware nicht so sehr interessiert – Hauptsache sie funktioniert. Vor allem das Backoffice wusste die Einführung von timeSensor aber zu schätzen. Aber auch da stehen natürlich sofort die Probleme im Vordergrund, denn für eine Kanzlei ist es extrem wichtig, dass die Kanzleisoftware funktioniert. Daran hängen so ziemlich alle Abläufe, aber vor allem auch die Rechnungsläufe und Offene-Posten-Listen.

Einige Kollegen haben sich mehr Daten gewünscht und waren enttäuscht, dass wir mehr Geld investieren müssen, um diese Funktionen in timeSensor zu erhalten. Sie dachten, dass diese Daten schon direkt in der Kanzleisoftware verfügbar sein müssen. Und manche haben es sich einfacher und schneller vorgestellt, denn letztendlich hat das Ganze doch drei Jahre gedauert.

Die Unterstützung durch timeSensor war dabei jederzeit gut. timeSensor kümmerte sich immer darum, dass alles reibungslos funktioniert, und es gab am Anfang natürlich auch Schulungen. Unser Team ist mittlerweile so lange dabei, dass inzwischen alle komplett mit der Software vertraut sind. Inzwischen sind wir an einem Punkt angelangt, wo alles funktioniert und wir profitieren enorm von timeSensor und Business Intelligence. Ich glaube, dass uns die Umstellung deutlich zukunftsfester gemacht hat.

Haben Sie mir ein Beispiel, wie Sie Ihre IT-Lösungen klug im Kanzleialltag einsetzen? Sehen Sie im Bereich Business Intelligence auch Ansätze für neue Geschäftsmodelle oder zusätzliche Dienstleistungen für Ihre Mandanten?

Die ganzen Daten, die wir gesammelt haben, können wir in vielen Bereichen verwenden. Vor allem beim Einsatz von KI in der Anwaltsarbeit. Denn bei der teilautomatisierten Dokumentenerstellung kommt es vor allem auf gute Datensätze an. Wir können inzwischen ganze Arbeitsverträge erstellen, indem wir einen einfachen Fragebogen ausfüllen.

Inwiefern aber die automatisierte Dokumentenerstellung tatsächlich ein Geschäftsfeld der Zukunft darstellt, wird sich zeigen. Denn auch unsere Mandanten können Dokumente ja immer einfacher mit KI selbst erstellen. Wir selbst können das allerdings ein Stück besser, weil wir einfach mehr Erfahrung aus anderen Unternehmen einfliessen lassen können und hoch spezialisiert sind. Viele Unternehmen werden aber auch weiterhin darauf setzen, dass sie sich auf die Arbeit ihrer Anwälte verlassen können und dass sie sich sicher sein können, dass das Ergebnis eines Anwalts – im Gegensatz zum Ergebnis einer KI – richtig ist.

Für die Zukunft sind wir aber auf jeden Fall dadurch gut aufgestellt, dass wir Business Intelligence nutzen und die Daten zur Verfügung haben, die wir brauchen. So wissen wir auch immer, welche Dienstleistungen wir produktiv anbieten können und welche nicht mehr nachgefragt werden.

Welche Empfehlungen würden Sie anderen Kanzleien geben, wenn es darum geht, eine neue Kanzleisoftware einzuführen und die überlegen, BI in ihre Prozesse zu integrieren?

Jeder Kanzleisoftware hat Vor- und Nachteile und Schwächen und Stärken. Für timeSensor spricht auf jeden Fall der direkte Draht zur Geschäftsführung und den Programmierern. Und auch, dass die Software durchaus flexibel und der Support individuell ist. Das ist was anderes, als wenn man nur eine anonyme Hotline anrufen kann wie z. B. bei Microsoft, SAP. Das ist bei einem Softwareanbieter, wie timeSensor schon anders.

Abschliessend: Wie schätzen Sie die Zusammenarbeit mit timeSensor als Schweizer Boutique-Anbieterin für den DACH-Raum ein – insbesondere im Vergleich zu den eher auf den deutschen Markt fokussierten Kanzleisoftware-Anbietern?

timeSensor ist wie ein Schweizer Taschenmesser. Zwar gibt es speziellere Anbieter für die meisten Bereiche, aber für unsere Kernaufgaben ist timeSensor genau richtig, weil die Software unsere wirklichen Arbeitsabläufe abbildet und die Flexibilität bietet, sich uns anzupassen. Wir müssen uns nicht um die Software herumorganisieren oder uns einschränken, wie das beispielsweise bei grossen Anbietern wie SAP der Fall wäre. Ich weiss die gute Zusammenarbeit besonders zu schätzen, also dass man jederzeit einen Ansprechpartner hat, den man erreichen kann und mit dem man zusammen viele Veränderungen erlebt und durchgemacht hat.

timeSensor ist wie ein Schweizer Taschenmesser. Wir müssen uns nicht um die Software herumorganisieren oder uns einschränken, wie das beispielsweise bei grossen Anbietern wie SAP der Fall wäre.