Erfolgsfaktor Arbeitszeitmodell. Wie Kanzleien damit den Fachkräftemangel überwinden

In Anwaltskanzleien ist der Fachkräftemangel längst kein neues Phänomen mehr. Gerade kleine und mittlere Kanzleien kämpfen zunehmend damit, qualifizierte Mitarbeitende zu finden und langfristig zu binden. Die Ursachen dafür sind vielschichtig: Der demografische Wandel, die steigenden Anforderungen an juristische Dienstleistungen und der Wunsch der jüngeren Generation nach einer ausgewogenen Work-Life-Balance verändern die Arbeitswelt grundlegend. Kanzleien, die sich diesen Entwicklungen verschliessen, laufen Gefahr, in der Personalgewinnung den Anschluss zu verlieren. Wer als Arbeitgeber attraktiv sein will, muss mehr bieten als ein ordentliches Gehalt. Es geht um Kultur, Flexibilität und smarte Strukturen. Und genau hier kommen moderne Arbeitszeitmodelle ins Spiel.

Der Kampf um Talente: Warum Kanzleien besonders betroffen sind

Die juristische Branche ist ein Paradebeispiel für einen «Arbeitgebermarkt», der sich schleichend in einen «Arbeitnehmermarkt» verwandelt hat. Noch vor wenigen Jahren konnten Kanzleien aus einem breiten Pool an qualifizierten Bewerberinnen und Bewerbern schöpfen. Heute sieht das anders aus: Viele Stellen bleiben monatelang unbesetzt. Das gilt auch für Rechtsanwaltsfachangestellte und Assistenzen. Ein Grund dafür ist der demografische Wandel – die sogenannten „Babyboomer“ gehen in Rente, während gleichzeitig nicht genügend junge Fachkräfte nachkommen.

Doch auch strukturelle Faktoren spielen eine Rolle. In vielen Kanzleien hat über Jahrzehnte hinweg eine stark traditionelle Arbeitskultur dominiert – geprägt von festen Hierarchien, starren Bürozeiten und dem unausgesprochenen Ideal, dass lange Anwesenheit gleichbedeutend mit hoher Leistungsbereitschaft ist. Doch diese Werte und Strukturen passen nicht mehr zu den Erwartungen der neuen Generation. Das Bedürfnis nach flachen Hierarchien, Mitgestaltungsmöglichkeiten und einer offenen Kommunikationskultur ist heute stark ausgeprägt. Der Wunsch nach Homeoffice, flexiblen Arbeitszeiten und digitaler Zusammenarbeit ist dabei kein Zeichen von Bequemlichkeit, sondern Ausdruck eines veränderten Verständnisses von Produktivität.

Gleichzeitig gilt der juristische Berufsalltag als stressig und wenig familienfreundlich. Das schreckt viele ab – insbesondere Frauen, die noch immer häufiger die Hauptverantwortung für Kinderbetreuung oder Pflege übernehmen. Aber auch immer mehr junge Anwälte möchten für ihre Familie da sein, was sich beispielsweise in den Zahlen zur Elternzeit widerspiegelt.

Hinzu kommt: Die Digitalisierung verändert nicht nur den juristischen Arbeitsalltag, sondern auch die Erwartungen an Arbeitgeber. Moderne Kanzleien müssen nicht nur effizient arbeiten, sondern auch flexibel denken und handeln. Wer das nicht tut, wird im Wettstreit um die besten Talente schnell übersehen.

Flexibilität als Wettbewerbsvorteil: Moderne Arbeitszeitmodelle als Unterschied

Aus diesen Gründen sind flexible Arbeitszeitmodelle heute mehr als nur ein nettes Add-on im Bewerbungsgespräch – sie sind ein echtes Argument im Kampf um die besten Talente. Ist Teilzeit möglich? Kann ich im Homeoffice arbeiten? Gibt es Gleitzeit oder eine Viertagewoche? Anwaltskanzleien, die diese Fragen mit „Ja“ beantworten können, gewinnen nicht nur an Attraktivität, sondern auch an Loyalität und Engagement ihrer Mitarbeitenden.

Die Vorteile liegen auf der Hand: Wer seine Arbeitszeit mitgestalten kann, arbeitet oft motivierter und effizienter. Flexible Arbeitszeitmodelle ermöglichen es Eltern, ihren Berufsalltag mit dem Familienleben zu vereinbaren, sie unterstützen Menschen in Weiterbildungen und helfen, persönliche Lebensphasen – von der Pflege Angehöriger bis zur mentalen Gesundheit – mit dem Beruf zu vereinbaren. Aber auch Kanzleien profitieren hiervon: Weniger Fluktuation, geringere Krankheitstage und eine höhere Produktivität sind dokumentierte Effekte moderner Arbeitszeitgestaltung.
Die Entscheidung für moderne Arbeitszeitmodelle ist also keine Frage der Nettigkeit, sondern eine strategische Investition in die Zukunftsfähigkeit der Kanzlei.

Zwischen Gleitzeit, Homeoffice und Jobsharing

Moderne Arbeitszeitmodelle sind so vielfältig wie die Lebensrealitäten der Menschen,  die in einer Kanzlei arbeiten. Eine der bekanntesten Formen ist die Gleitzeit – sie erlaubt es Mitarbeitenden, ihre Arbeitszeit innerhalb eines bestimmten Rahmens selbst zu bestimmen. So können beispielsweise Arbeitsbeginn und -ende flexibel angepasst werden, ohne dass die betrieblichen Abläufe gestört werden. Besonders in administrativen Bereichen oder bei Tätigkeiten mit geringer Mandanteninteraktion ist dieses Modell gut umsetzbar.

In den vergangenen Jahren haben sich Homeoffice und Remote Work zu festen Bestandteilen moderner Arbeitskulturen entwickelt. Aus einem zukunftsorientierten Kanzleialltag sind diese Arbeitsformen kaum mehr wegzudenken – nicht zuletzt, weil qualifizierte Fachkräfte zunehmend erwarten, dass flexible Arbeitsmodelle selbstverständlich angeboten werden. Homeoffice bezeichnet dabei das Arbeiten von zu Hause aus – also von einem festen, meist privaten Arbeitsplatz. Es ist in der Regel an den Wohnort der Mitarbeitenden gebunden und oft auch durch betriebliche Vorgaben geregelt, etwa zur Ausstattung oder Erreichbarkeit. Remote Work hingegen meint das ortsunabhängige Arbeiten ausserhalb des Kanzleibüros – das kann beispielsweise ein Co-Working-Space, ein Café oder ein Arbeitsplatz im Ausland sein. Remote Work setzt mehr Vertrauen und digitale Infrastruktur voraus, bietet dafür aber auch maximale Flexibilität.

Ein weiterer Trend ist das sogenannte Jobsharing: Zwei Mitarbeitende teilen sich eine Vollzeitstelle – mit klar definierten Zuständigkeiten und enger Abstimmung. Dieses Modell eignet sich besonders für Tätigkeiten mit hoher Verantwortung oder strategischer Bedeutung und kann auch Führungskräfte ansprechen, die nicht in Vollzeit arbeiten möchten.

Teilzeitmodelle gewinnen ebenfalls an Bedeutung. Ob 80-Prozent-Stelle, halbtags oder mit individuell gestaltbaren Wochenarbeitszeiten – je mehr Flexibilität möglich ist, desto attraktiver wird eine Kanzlei. Sogar die Viertagewoche ist kein Tabu mehr: Erste Pilotprojekte – auch im juristischen Bereich – zeigen, dass Produktivität und Zufriedenheit oft steigen, obwohl weniger Stunden gearbeitet werden. Der Schlüssel zum Erfolg liegt in einer guten Planung, klarer Kommunikation und vor allem: in einer technologischen Infrastruktur, die solche Modelle unterstützt.

Der unsichtbare Motor flexibler Arbeitszeit: Die Kanzleisoftware

Moderne Arbeitszeitmodelle sind kein Selbstläufer – sie brauchen Strukturen, Transparenz und eine reibungslose Kommunikation. Genau hier kommt die passende Kanzleisoftware ins Spiel. Die Software timeSensor LEGAL 365 versteht dabei nicht nur als digitales Werkzeug, sondern als strategisches Fundament für zukunftsorientierte Kanzleien.

Ein zentrales Feature ist etwa die Zeiterfassung: Mitarbeitende können ihre Stunden mobil erfassen, egal ob sie im Büro, im Homeoffice oder unterwegs arbeiten. Diese Daten werden mit den hinterlegten Arbeitszeitplänen für jeden Mitarbeitenden abgeglichen. So wird eine gerechte Verteilung von Aufgaben und eine transparente Auswertung möglich, ohne dass bürokratischer Mehraufwand entsteht. Gleitzeitmodelle oder flexible Teilzeitlösungen können nun sauber dokumentiert und verwaltet werden.

Gleichzeitig ermöglicht die cloudbasierte Infrastruktur von timeSensor den ortsunabhängigen Zugriff auf sämtliche Daten. Dank der zentraler Aktenführung können Mitarbeitenden die Mandate von überall einsehen und bearbeiten. In Kombination mit Funktionen wie Wiedervorlagen, digitalen Fristen oder automatisierten Aufgabenlisten entsteht ein System, das flexibel nutzbar ist, aber dennoch eine hohe Verlässlichkeit garantiert.
timeSensor LEGAL 365 wird in der Schweiz oder in Deutschland gehostet. Regelmässige Backups und moderne Verschlüsselungstechnologien sorgen dafür, dass sensible Kanzleidaten stets verfügbar und umfassend geschützt sind.

Kurzum: Eine moderne Kanzleisoftware wie timeSensor LEGAL 365 ist nicht nur ein Produktivitätstool, sondern auch ein Schlüssel zur Umsetzung neuer Arbeitszeitmodelle. Die Kombination aus flexiblen Modellen und einer durchdachten digitalen Infrastruktur schafft ein Arbeitsumfeld, das den Anforderungen der Gegenwart gerecht wird und gleichzeitig zukunftssicher ist. Denn wer heute die richtigen Rahmenbedingungen schafft, zieht nicht nur Talente an, sondern bindet sie auch langfristig.

Die Kombination aus flexiblen Modellen und einer durchdachten digitalen Infrastruktur schafft ein Arbeitsumfeld, das den Anforderungen der Gegenwart gerecht wird und gleichzeitig zukunftssicher ist. Denn wer heute die richtigen Rahmenbedingungen schafft, zieht nicht nur Talente an, sondern bindet sie auch langfristig.