Mandatsmanagement für Rechtsanwaltskanzleien

Komplexe Mandatsstrukturen jederzeit im Griff

Unsere Rechtsanwaltssoftware timeSensor LEGAL orientiert sich an Ihrer Arbeitsweise. Deshalb brauchen Sie nicht in «Projekten» oder in «Ordnern» zu denken, sondern organisieren Ihre Tätigkeiten rund um Mandate. Multiple Ansichten auf mandatsbezogene Daten erleichtern die Arbeit aller Mitarbeitenden.

Die Rechtsanwält*innen

arbeiten effizienter und gewinnen Zeit

Anwältinnen und Anwälte arbeiten in der Mandatsmappe, der «Kommandozentrale» des jeweiligen Mandates. Hier kriegen Sie einen fokussierten Blick auf alles, was in diesem Mandat zählt: Schnellzugriff auf Grundinformationen wie Telefonnummer, Mailadresse, Anschrift, Aktenzeichen, etc. Aber auch alle Ihre Dokumente finden Sie hier: Schriftsätze, Excel Tabellen, Briefe, E-Mails, etc. Teamübergreifend finden Sie in dieser elektronischen Akte alle Dokumente eines Falles. Auch wenn die Zahl Ihrer Dokumente in die Hunderte oder sogar in die Tausende gehen, finden Sie durch einheitliche Registerstrukturen und eine leistungsstarke Volltextsuche blitzschnell jedes Detail eines Falles.

Die Mandatsmappe erfasst auch automatisch Ihre Arbeitszeit und überträgt diese direkt in Ihr Timesheet. Einfach effizient!

Hat Ihre Kanzlei Schlüsselmandant*innen mit sehr vielen Mandaten?

Untermandate

Dann werden Sie die Möglichkeit schätzen, Mandate in Untermandate in beliebiger hierarchischen Tiefe aufzuteilen. So werden grosse Mandate sofort übersichtlicher. Trotzdem können Sie auf Wunsch über Honorarakten Sammelrechnungen erstellen, sodass Ihren Mandant*innen eine übersichtlich gegliederte Gesamtrechnung erhalten.

Budget immer im Griff

Damit Sie ein allfällig vereinbartes Budget nicht überschreiten, zeigt unsere Rechtsanwaltssoftware timeSensor LEGAL immer das verbleibende Mandatsbudget auf jeder Stufe an. Wird es auf einem Mandat einmal knapp, so informiert Sie timeSensor LEGAL proaktiv mit einem Ticket, noch bevor die Budgetlimite erreicht ist. So können Sie frühzeitig reagieren, bevor die Kosten aus dem Ruder laufen.

Zeiterfassung

Die Zeiterfassung erfolgt entweder auf den Untermandaten (und wird anschliessend über das Hauptmandat abgerechnet), oder direkt auf der übergeordneten Ebene. Einfach und schnell!

Austausch vertraulicher Dokumente

Der Austausch vertraulicher Dokumente per E-Mail wird immer mehr als problematisch erachtet, weil die entsprechenden Daten nicht verschlüsselt sind. Hier steht es Ihrer Kanzlei gut an, Ihren wichtigsten Mandanten sichere Übertragungswege zur Verfügung zu stellen.

Unsere Rechtsanwaltssoftware timeSensor LEGAL unterstützt dieses Anliegen, indem Sie mit der Cloud Drive Schnittstelle ausgewählte Dokumente in einen sicheren Datenraum synchronisieren. Dem Mandanten steht ein Web Portal zur Verfügung, indem er sich sicher anmelden und seine Dokumente sichten kann. Umgekehrt lädt der Mandant neue Dokumente in den Upload Ordner des Web Portals und timeSensor LEGAL informiert den Mandatsführer über die eingegangenen Dokumente.

Einfach praktisch und übersichtlich!

Die Fachkräfte

arbeiten smarter und sparen Zeit

Wiederkehrende Tätigkeiten werden von unserer Rechtsanwaltssoftware timeSensor LEGAL optimal unterstützt: so ist es bei der Mandatsanlage nicht notwendig alle Einstellungen einzeln vorzunehmen und zu kontrollieren. Stattdessen stehen Vorlagemandate zur Verfügung, sodass auf Knopfdruck eines oder mehrere Mandate mit genau den richtigen Voreinstellungen generiert werden. Das spart nicht nur Zeit, sondern gewährleistet auch die Einheitlichkeit der Datenerfassung.


Die administrativen Mitarbeiter*innen in der Kanzlei arbeiten im konsolidierten Dossier mandatsübergreifend: dieselben Daten, dieselben Dokumente, aber in einer mandantenzentrierten Ansicht. Durch Adressänderungen, Zahlungsvereinbarungen und Fakturierungsvorschläge wird die Rechnungslegung und die Budgetkontrolle der Mandate zum Kinderspiel.

Mächtige Filterfunktionen in unserer Kanzleisoftware erlauben die Suche nach ganz bestimmten Adressen und Mandatstypen. Denn, was sich filtern lässt, damit lässt sich auch arbeiten. Kreieren Sie individuelle Adressgruppen für alle Anwendungsfälle, von Weihnachtskarten bis hin zu ihrem Kanzlei-Newsletter.

Dabei wird die Vertraulichkeit jederzeit gewährleistet: dank einem granularen Zugriffskonzept sehen die Fachkräfte immer nur das, was sie sollen. Man nennt dies das «need-to-know» Prinzip.

Und das ist noch lange nicht alles….

… denn unsere Rechtsanwaltssoftware timeSensor LEGAL verknüpft Ihre Daten intelligent.

Schaffen Sie transparenz

Zuordnung von Sachbearbeitenden

Verteilen Sie Ihre Mandate und Mandant*innen intern so an Ihre Teams, dass Sie immer wissen, wer, wann, wofür verantwortlich ist. Und weil alle Vorfälle Ihren Sachbearbeiter*innen eindeutig zugeordnet sind, generieren Sie automatisch einen wertvollen Fundus von Unternehmensdaten, welche Sie über unsere Rechtsanwaltssoftware timeSensor LEGAL Business Intelligence Modul für die Geschäftsentwicklung nutzen können.

Aus den Augen, aus dem Sinn - aber nicht aus dem System!

Um DSGVO konform zu bleiben, können Sie beim Archivieren von Mandaten ein Ablagedatum und ein Entsorgungsdatum hinterlegen. An diesem werden Sie von unserer Rechtsanwaltssoftware timeSensor LEGAL daran erinnert die abgelegten personenbezogenen Daten zu prüfen und allenfalls zu vernichten.

Intelligente Rechnungslegung

Weil jeder Mandant, jede Mandatin einmalig ist

Jeder Mandant ist einzigartig. Darum sind auch Ihre Mandatseinstellungen einmalig und bis ins Detail individualisierbar: individuelle Stundensätze, Budgets (Caps), individuelle Rechnungsdarstellung und Zahlungskonditionen. Das System unserer Kanzleisoftware ist flexibel in der Konfiguration, aber gleichzeitig einfach in der Anwendung. Weil Sie Ihre Mandate bis ins Detail voreinstellen können, erzeugen Sie anschliessend eine passgenaue Rechnung auf Knopfdruck.

Die Rechnungslegung überzeugt durch viele weitere Funktionen:

  • Lassen Sie unsere Rechtsanwaltssoftware timeSensor LEGAL automatisch Rechnungen generieren, zum Beispiel nach einem Zeit- oder Budgetplan.
  • Definieren Sie spezifische oder mandatsübergreifende Zu- oder Abschläge.
  • Erstellen Sie mithilfe unserer flexiblen Nachkalkulation massgeschneiderte Rechnungen, die den Bedürfnissen der Mandantschaft genau entsprechen, zum Beispiel durch die Anrechnung von Gutschriften, Ratenzahlungen oder Quotenrechnungen.
  • Passen Sie Ihre Stundenaufschriebe der vereinbarten Pauschale an, zum Beispiel durch anteilige Berechnung entsprechender nicht verrechenbaren Zeiten.
  • Durch unsere regelbasierte Ertragsverteilung verteilen Sie Honorareinnahmen vollautomatisch auf die beteiligten Partner*innen und Associates. Vergessen Sie zeitraubende Abrechnungen der beteiligten Personen mit Excel Tabellen!
  • Verwenden Sie eine beliebige Zahl von Rechnungsvorlagen, in verschiedenen Sprachen, Währungen oder für verschiedene Mandantenprofile.
  • Versenden Sie Ihre Rechnungen als PDF Dokumente direkt per E-Mail aus Ihrer Kanzleisoftware.

Viele weitere zeitsparende Features

  • Automatische Aktenzeichenvergabe
  • Budget Überwachung
  • Ticketsystem
  • Verbundene Adressen
  • Individualisierbare Felder
  • Kategorisierung, Markers, und Synchronisierung
  • Und, und, und…

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