Von der lokalen Lösung zur Cloud. Eine Kanzleierfolgsgeschichte mit timeSensor LEGAL

In der juristischen Praxis zählt vor allem eines: Effizienz bei höchster Sorgfalt. Wer als Kanzlei wettbewerbsfähig bleiben will, muss nicht nur rechtlich auf dem neuesten Stand sein, sondern auch technologisch. Die Anwaltskanzlei advobue aus dem schweizerischen Gossau ist ein gelungenes Beispiel für einen konsequenten, und zukunftsorientierten Digitalisierungsweg. Seit über sieben Jahren vertrauen die Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte von advobue auf die Kanzleisoftware timeSensor LEGAL – eine Entscheidung, die sich mehrfach ausgezahlt hat.

Diese Erfolgsgeschichte zeigt, wie sich technische Offenheit, fundierte Beratung und der Einsatz einer massgeschneiderten Softwarelösung verbinden lassen, um im anspruchsvollen Kanzleialltag echte Entlastung zu schaffen.

Entscheidungsfindung mit Weitblick: Die Suche nach einer passenden Kanzleisoftware

Die Wahl der richtigen Kanzleisoftware ist ein strategischer Schritt, der langfristige Auswirkungen auf Effizienz, Sicherheit und Flexibilität einer Kanzlei hat. Auch bei advobue stand diese Entscheidung ganz am Anfang eines wichtigen Wandels. Die Kanzlei, die ein breites Spektrum an juristischen und notariellen Dienstleistungen anbietet – darunter Baurecht, Vertragsrecht und Strafrecht –, arbeitete über fünfzehn Jahre lang mit der Software Plato. Doch mit zunehmender Nutzung zeigten sich Schwächen in der Skalierbarkeit und Kosteneffizienz der Anwaltssoftware.

Bereits 2012 nahm Kanzleipartner Christian Bütikofer erstmals telefonisch Kontakt zur timeSensor AG auf. Die zentrale Anforderung: eine Kanzleisoftware, die nativ auf macOS läuft. Zwar überzeugten damals bereits der Funktionsumfang und die Benutzeroberfläche von timeSensor LEGAL, doch war die Kostenstruktur zu diesem Zeitpunkt noch nicht passend für die damalige Kanzleigrösse und -strategie.

Wie so oft in der juristischen Praxis ist auch hier Geduld ein guter Berater: Fünf Jahre später, im Jahr 2017, suchte Herr Bütikofer abermals den Dialog – unter veränderten Voraussetzungen. Nach der Einstellung einer Assistenz stellte sich wiederum die Frage nach der richtigen digitalen Infrastruktur. Die Cloud-Lösung von Plato war zwischenzeitlich deutlich teurer geworden. So wurde der erneute Kontakt zur timeSensor AG zum Wendepunkt für die Kanzlei.

Strategisch beraten, praxisnah implementiert: Der Wechsel zu timeSensor LEGAL

In einem Online-Meeting mit Herrn Bütikofer besprachen wir gemeinsam die Abläufe in der Kanzlei und die spezifischen Bedürfnisse von advobue. Dabei zeigte sich schnell, dass eine lokale Serverlösung zu diesem Zeitpunkt die wirtschaftlichere Alternative zur Cloud-Variante darstellte. Da das Kanzleiteam grösstenteils vor Ort arbeitete, war ein Mac Mini Server die ideale Lösung, um timeSensor LEGAL stabil und effizient zu betreiben. Die Entscheidung fiel rasch und nach nur zehn Tagen war der Vertrag unterschrieben – ein zügiger und zielgerichteter Umstieg auf die neue Kanzleisoftware war damit eingeleitet.

Die Implementierung erfolgte in enger Zusammenarbeit zwischen advobue und der timeSensor AG. Besonders bemerkenswert war, wie schnell die Kanzlei von den Vorteilen der Software profitieren konnte. Ein grosser Vorteil: die benutzerfreundliche Oberfläche von timeSensor, die es den Anwälten und Assistenzen ermöglichte, den Umgang mit der Software auch ohne IT-Kenntnisse schnell zu erlernen. Automatisierte Vorlagen und die integrierte Rechnungsstellung sorgten von Anfang an für eine spürbare Entlastung der Mitarbeitenden und ermöglichten eine schnellere und effizientere Bearbeitung der Mandate. Herr Bütikofer stellte fest, dass er mit timeSensor LEGAL jeden Tag etwa 30 Minuten Arbeitszeit einsparen konnte.

Technische Weiterentwicklungen und kontinuierliche Anpassung

Die erfolgreiche Einführung von timeSensor LEGAL war nur der erste Schritt auf dem Digitalisierungsweg der Anwaltskanzlei. Advobue zeigte sich von Beginn an interessiert an den weiteren Funktionen unserer Kanzleisoftware.

2021 wurde Herr Bütikofer durch unseren Newsletter auf unser neues Kommunikator-Modul aufmerksam. Dieses Modul ermöglicht über eine Schnittstelle zum E-Mail-Programm (z. B. Outlook), eingehende und ausgehende E-Mails automatisch dem entsprechenden Mandat zuzuordnen und zu speichern. Ein sehr praktisches Feature, das die Dokumentenablage erheblich vereinfacht und den gesamten Kommunikationsprozess mit der Mandantschaft effizienter gestaltet.

Doch obwohl diese Funktion bereits verfügbar war, entschied advobue, das Modul zunächst zurückzustellen, da der E-Mail-Verkehr zu diesem Zeitpunkt noch händisch zu bewältigen war. Erst als das Modul mit der Integration von Justitia 4.0 und der Direktkommunikation mit den Schweizer Behörden eine höhere Wichtigkeit und einen grösseren Funktionsumfang erlangte, entschloss sich unsere Partnerkanzlei, das Modul doch einzuführen.

Der grosse Schritt in die Cloud: Flexibilität und Sicherheit für die Zukunft

Im Jahr 2024, als eine neue Generation unserer Kanzleisoftware und eine massgeschneiderte Cloud-Lösungen verfügbar war, entschied sich advobue dazu, diesen Schritt gemeinsam mit timeSensor zu gehen. Der Wechsel in die Cloud stellte für die Kanzlei eine entscheidenden Weichenstellung dar, um noch mehr Flexibilität und Skalierbarkeit zu erreichen. Dank der Cloud-Lösung können alle Mitarbeitenden von advobue unabhängig vom Arbeitsort nahtlos auf die Kanzleisoftware zugreifen. Dies eröffnete die Möglichkeit, remote, im Home-Office oder im Ausland zu arbeiten.

Die Cloud-Infrastruktur von timeSensor bietet dabei nicht nur einen hohen Anwendungskomfort, sondern auch höchste Sicherheitsstandards. Sie wird in einem Rechenzentrum in der Nähe von Zürich betrieben, das regelmässig gewartet wird, um eine höchstmögliche Sicherheit zu gewährleisten. Ein weiterer wichtiger Aspekt: die Einführung der 2-Faktor-Authentifizierung, die den Zugang zur Software noch sicherer macht. Hinzu kommt ein ausgeklügeltes Backup-System. timeSensor führt dazu ein dreistufiges Speicherungsverfahren durch. Auch im Hinblick auf Datensicherheit und Datenschutz ist advobue seit dem Upgrade auf unsere neue Software-Generation rundum abgesichert und technologisch auf dem neusten Stand.

„Ich habe den Wechsel zu timeSensor bis heute nie bereut, sondern freue mich jeden Tag auf das Erlebnis als Anwender! Der Wechsel zur Cloud hat mich bis dato ebenfalls überzeugt. Zudem wurde mein Wunsch, eine 2-Faktor-Authentifizierung nutzen zu können, sofort erfüllt.» – Kanzleipartner Christian Bütikofer von advobue

Erfolgsfaktor Partnerschaft: Eine enge Zusammenarbeit auf Augenhöhe

Was die Zusammenarbeit zwischen advobue und timeSensor besonders auszeichnet, ist die enge Partnerschaft und der Austausch zwischen beiden Seiten. Schon zu Beginn der Zusammenarbeit zeigte sich, dass die Kanzlei advobue nicht nur ein Interesse an einer effizienten Lösung hat, sondern auch eine bemerkenswerte Offenheit für neue Technologien mitbringt. Dies führt nicht nur zu einer besseren Kanzleisoftware, sondern auch zu einer echten Synergie zwischen den beiden Partnern, die auf gemeinsamen Zielen und Werten basiert. Die Partnerschaft zwischen advobue und der timeSensor AG zeigt eindrucksvoll, wie durch technologische Offenheit, strategische Planung und maßgeschneiderte Softwarelösungen im Kanzleialltag echte Effizienzgewinne erzielt werden können.

Wir möchten die Gelegenheit nutzen, um uns für die siebenjährige Zusammenarbeit mit advobue zu bedanken. Wir danken Herrn Bütikofer und seinem Team für ihr Vertrauen und ihre Bereitschaft, gemeinsam neue Wege zu gehen und freuen uns auf die Fortsetzung dieser starken Partnerschaft.

“Wir sind stolz darauf, die Anwaltskanzlei Bütikofer seit 2018 als Softwarepartner zu unterstützen. Die Zusammenarbeit mit Rechtsanwalt Bütikofer ist durchweg angenehm und inspirierend – seine umfassende IT-Erfahrung stärkt die Effizienz und Qualität unserer Kooperation. Die Kanzlei Bütikofer empfehlen wir als verlässlichen und kompetenten Partner uneingeschränkt weiter.» – Product Senior Manager Daniel N. Solenthaler von der timeSensor AG