Eine Anleitung in 7 Schritten
damit Sie die passende Kanzleisoftware auswählen können
- Verstehen Sie Ihre Bedürfnisse: Überlegen Sie sich, welche Aufgaben und Prozesse in Ihrer Kanzlei automatisiert werden sollen und welche Funktionen Sie benötigen. Legen Sie Prioritäten fest und denken Sie an die Zukunft, da Ihre Bedürfnisse sich möglicherweise ändern können, zum Beispiel durch die Einführung des elektronischen Rechtsverkehrs.
- Bewerten Sie die Funktionalität: Stellen Sie sicher, dass die Software alle Funktionen bietet, die Sie benötigen, wie beispielsweise Dokumentenmanagement, E-Mail-Archivierung, Timesheeting und Fakturierung. Überprüfen Sie auch, ob es spezialisierte Funktionen für Ihre Kanzlei gibt, wie eine Unterstützung von Notariatsfunktionen.
- Prüfen Sie die Integrationsfähigkeit: Überprüfen Sie, ob die Software in anderen Systemen, die Sie bereits verwenden, integriert werden kann, um eine nahtlose Nutzung zu gewährleisten. Dies kann die Integration mit Ihrem E-Mail-System, Ihrem Kalender oder Ihrem Finanzbuchhaltungssystem betreffen.
- Evaluieren Sie die Benutzungsfreundlichkeit: Stellen Sie sicher, dass die Software einfach zu verwenden ist und eine intuitive Benutzeroberfläche bietet. Überprüfen Sie, ob es Schulungs- und Unterstützungsmöglichkeiten gibt, um das Einarbeiten in die neue Software zu erleichtern.
- Prüfen Sie den Kundensupport: Überprüfen Sie, ob die Software-Anbieter einen zuverlässigen und reaktionsschnellen Kundensupport bieten, damit Sie im Falle von Problemen oder Fragen schnelle Hilfe erhalten können.
- Bewerten Sie die Kosten: Überprüfen Sie, ob die Kosten für die Software innerhalb Ihres Budgets liegen und ob es flexible Preis- und Abrechnungsoptionen gibt. Bewerten Sie die erwartete Zeitersparnis pro Monat durch das neue Tool und vergleichen Sie diesen Betrag mit den monatlichen Kosten.
- Beziehen Sie Ihr Team frühzeitig in den Prozess ein: die neue Lösung kann noch so toll sein – wenn die Akzeptanz in Ihrem Team fehlt, werden Sie keinen Erfolg haben. Holen Sie die wichtigsten Personen ins Boot, und bewerten Sie die verschiedenen Produkte und Hersteller gemeinsam.
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Wenn Sie diese Schritte durchgehen, können Sie die beste Software finden, welche Ihren Anforderungen entspricht und Ihnen hilft, Ihre Anwaltskanzlei effizienter und produktiver zu gestalten. Es ist jedoch wichtig regelmässig zu überprüfen, ob die Software noch Ihren Bedürfnissen entspricht, da sich Ihre Praxis und Anforderungen im Laufe der Zeit ändern können.
Haben Sie Daten zu migrieren?
Datenmigration ist ein wichtiger Aspekt bei der Wahl der besten Software für Ihre Anwaltskanzlei. Hier sind einige Dinge zu beachten, wenn Sie über die Datenmigration nachdenken:
- Datenkonvertierung: Überprüfen Sie, ob die Software-Anbieter eine Datenkonvertierung anbieten, wie lange diese dauern wird und wie hoch die Kosten sind. Je nach Datenmenge und Qualität der bestehenden Daten kann es sinnvoller sein, eine temporäre Hilfskraft für die Datenerfassung anzustellen, als fehlerhafte Altdaten in das neue System übertragen zu lassen.
- Übertragung von Daten und Dokumenten: Überprüfen Sie, wie die Übertragung von Daten und Dokumenten von der alten Software auf die neue Software erfolgt, um sicherzustellen, dass alle wichtigen Informationen übertragen werden können.
- Probemigration: Überprüfen Sie, ob der Anbieter Probemigrationen anbietet, damit Sie sich von der Datenqualität überzeugen können, bevor Sie starten.
Bei der Datenmigration von einer Anwaltskanzlei ist es wichtig, dass alle relevanten Daten und Dokumente erfolgreich migriert werden, um eine kontinuierliche Verfolgung und Überwachung aller Aktivitäten und Interaktionen mit Klienten und Klientinnen sicherzustellen. Hier sind einige spezifische Daten, die normalerweise migriert werden:
- Informationen der Klientel: alle Informationen wie Name, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Finanzdaten und Klienten-ID.
- Mandate: alle Informationen zu aktuellen Fällen, einschliesslich einer allfälligen Hierarchie (Unter-Mandate). Abgeschlossene Fälle müssen möglicherweise nicht mehr übertragen werden, damit das neue System nicht von Anfang an mit Altdaten belastet wird.
- Leistungen: insbesondere offene Leistung müssen übertragen werden, damit Sie die angefangenen Arbeiten mit dem neuen System abrechnen können.
- Kalender und Terminverwaltung: Termine, Fristen und Wiedervorlagen werden übertragen, um eine kontinuierliche Verfolgung aller Termine zu gewährleisten.
- Dokumentenmanagement: alle Dokumente, einschliesslich vertraulicher Dokumente Ihrer Klienten und Klientinnen, Gerichtsdokumente, Korrespondenz und Aktennotizen.
- Berichte und Analysen: alle relevanten Berichte und Analysen über Mitarbeiter*innen sowie Klienten und Klientinnen.
Wenn bei der Datenmigration sorgfältig vorgegangen wird, kann sichergestellt werden, dass alle wichtigen Informationen erfolgreich übertragen werden. So können Sie nach der Migration sofort mit der Arbeit fortfahren und Verzögerungen und Probleme vermeiden.
Der Prozess der Datenmigration kann komplex und zeitaufwendig sein, insbesondere bei grossen Datenmengen. Prüfen Sie daher nicht nur die Software für Ihre Anwaltskanzlei, sondern, was ebenso wichtig ist, auch die Kompetenz und Erfahrung des ausgewählten Unternehmens mit dem Datenmigrationsprozess.
Es ist also wichtig, dass Sie sich Zeit nehmen, um die beste Software für Ihre Anwaltskanzlei zu wählen, da sie ein zentraler Faktor für den Erfolg Ihrer Praxis sein kann. Investieren Sie in eine gute, stabile und moderne Software, um sicherzustellen, dass Sie effizient arbeiten und Ihren Klienten einen erstklassigen Service bieten können.
Daniel N. Solenthaler – dank seiner mehr als 30-jährigen Erfahrung in der Softwarebranche, mit Schwerpunkt auf Kanzleisoftware, sowie einem Abschluss in Betriebswirtschaft der Universität St.Gallen ist Daniel N. Solenthaler ein ausgewiesener Experte für die Digitalisierung von Anwaltskanzleien. Durch die Betreuung von Hunderten von Kanzleien verfügt er über ein umfassendes Verständnis für die Bedürfnisse der Branche und erkennt schnell Verbesserungspotenziale. Mit gezielten Prozessoptimierungen hilft er Kanzleien, effizienter, rentabler und dynamischer zu werden.
