Beitrag von Daniel N. Solenthaler (Vertriebsleiter timeSensor AG)
Datenübernahme aus WinJur
Die erfolgreiche Migration der Daten von einem Kanzleisystem zu einem anderen bedarf profunder Kenntnisse der beiden Datenbanken und der zugrunde liegenden Datenmodelle. Die timeSensor AG hat sich in den letzten Jahren in das WinJur Datenmodell eingearbeitet und bietet eine weitgehende Übernahme der WinJur Daten an, so dass Sie nach der Umstellung sofort produktiv weiterarbeiten können.
Datenmigration
Die Datenmigration von der Kanzleisoftware WinJur zu timeSensor LEGAL erfolgt in zwei Schritten. Zunächst exportieren wir die Daten aus der WinJur Datenbank in .CSV Dateien. Somit entsteht eine ganze Menge von Textdateien, welche auch mit Excel oder Word geöffnet werden können. Anschliessend importieren wir die Daten in timeSensor LEGAL, wobei eine Datentransformation sicherstellt, dass die Altdaten in das neue Datenmodell passen.
Export aus Winjur
Der genaue Ablauf des Exports ist abhängig von der WinJur Version. Neuere WinJur Installationen verwenden die SQL Datenbank von Microsoft, während aber auch noch ältere Installationen mit der Access Datenbank in Betrieb sind.
Diese WinJur Daten werden nun durch den von uns entwickelten Algorithmus untersucht. Dabei werden die entsprechenden Primärschlüssel in den verschiedenen Tabellen zusammengeführt, damit beim anschliessenden Import die Beziehungen zwischen den aus dem alten WinJur Kanzleiprogramm exportierten Daten wieder hergestellt werden können.
Import in die Kanzleisoftware timeSensor LEGAL
Die WinJur Anwaltssoftware hat einige Besonderheiten, die es zu beachten gilt.
So verfügt WinJur im Bereich der Dokumentenverwaltung nicht über eine eigentliche Archivstruktur. Aus diesem Grund sind viele WinJur Anwender*innen dazu übergegangen, den Mandatsbaum so zu strukturieren, dass dieser nicht nur die tatsächlichen Mandate und Untermandate enthält, sondern gleichzeitig zu einer Art Ablagestruktur wird. Der so oft etwas abenteuerlich wirkende Mandatsbaum kann grundsätzlich nach timeSensor LEGAL übertragen werden.
Durch die Migration wird der Baum übersichtlicher, weil die obersten Hierarchiestufen des Baums durch Datenräume und Dossiers in timeSensor LEGAL abgebildet werden. Dadurch werden in einem Mandantendossier dann nur noch die relevanten Mandate und Untermandate angezeigt.
Da die Kanzleisoftware timeSensor LEGAL über eine echte Archivstruktur verfügt, ist es nicht mehr notwendig, Untermandate zur Strukturierung der Dokumentenablage zu verwenden. Deshalb können solche überflüssigen WinJur Mandate eliminiert werden, indem die entsprechenden Dokumente nach der Migration einfach in den gewünschten Ordner verschoben werden.
Eine weitere Spezialität von WinJur ist die Tabelle «LOG». Diese Tabelle enthält die meisten Bewegtdaten von WinJur, wie zum Beispiel Leistungen, Rechnungen, Dokumente oder Fristen. Nach erfolgreichem Import der Stammdaten, also der WinJur Adressen und des WinJur Mandatsbaums, durchläuft das Migrationsprogramm die LOG Tabelle und importiert die Bewegtdaten in die entsprechenden Bereiche von timeSensor LEGAL.
Der letzte Schritt der Migration bildet der Import der WinJur Dokumente. Hierzu bestehen einerseits in der WinJur Datenbank die Metadaten dieser Dokumente, andererseits auf dem Server die dazugehörigen Dokumente in verschiedenen Ordnern und Unterordnern. Der Algorithmus durchläuft die Metadaten und importiert diese passend in das Dokumenten-Managementsystem (DMS) des Anwaltsprogramms timeSensor LEGAL.
Durch die Migration wird der Baum übersichtlicher, weil die obersten Hierarchiestufen des Baums durch Datenräume und Dossiers in timeSensor LEGAL abgebildet werden. Dadurch werden in einem Mandantendossier dann nur noch die relevanten Mandate und Untermandate angezeigt.
WinJur Mandate
Da die Kanzleisoftware timeSensor LEGAL über eine echte Archivstruktur verfügt, ist es nicht mehr notwendig, Untermandate zur Strukturierung der Dokumentenablage zu verwenden. Deshalb können solche überflüssigen WinJur Mandate eliminiert werden, indem die entsprechenden Dokumente nach der Migration einfach in den gewünschten Ordner verschoben werden.
Eine weitere Spezialität von WinJur ist die Tabelle «LOG». Diese Tabelle enthält die meisten Bewegtdaten von WinJur, wie zum Beispiel Leistungen, Rechnungen, Dokumente oder Fristen. Nach erfolgreichem Import der Stammdaten, also der WinJur Adressen und des WinJur Mandatsbaums, durchläuft das Migrationsprogramm die LOG Tabelle und importiert die Bewegtdaten in die entsprechenden Bereiche von timeSensor LEGAL.
Der letzte Schritt der Migration bildet der Import der WinJur Dokumente. Hierzu bestehen einerseits in der WinJur Datenbank die Metadaten dieser Dokumente, andererseits auf dem Server die dazugehörigen Dokumente in verschiedenen Ordnern und Unterordnern. Der Algorithmus durchläuft die Metadaten und importiert diese passend in das Dokumenten-Managementsystem (DMS) des Anwaltsprogramms timeSensor LEGAL.
Fehlermanagement
Bei älteren WinJur Datenbanken können Probleme mit der Datenkonsistenz vorhanden sein. Dazu gehören «verwaiste» Datensätze, die nirgendwo richtig zugeordnet werden können oder Duplikate. timeSensor LEGAL erstellt beim Import ein detailliertes Log File mit allen aufgefundenen Problemen, damit diese nach der Migration noch manuell nachbearbeitet werden können.
Was soll migriert werden?
Es scheint verführerisch, einfach alle Daten von WinJur zu timeSensor LEGAL zu migrieren. Das ist aber oft nicht der beste Ansatz, denn so wird die neue Datenbank von Anfang an mit sehr vielen Altdaten, die nicht mehr praxisrelevant sind, befüllt. Dies verlangsamt die Datenbank und beansprucht bei der Datensicherung unnötig viel Platz.
Ein alternativer Ansatz ist deshalb, nur die aktiven Mandate zu übertragen, oder einen Zeitraum zu bestimmen, ab welchem die Mandate importiert werden sollen. Das bestehende WinJur Programm wird am besten durch eine VM (virtuelle Maschine) auf einem bestimmten Stand (inklusive passender Windows Version) konserviert und steht so langfristig als Datenarchiv noch zur Verfügung.
Profitieren Sie von unserer langjährigen Erfahrung bei der Migration von WinJur Daten und starten Sie mit timeSensor LEGAL direkt auf der Basis des übernommenen WinJur Datenbestandes.
Daniel N. Solenthaler – daniel.solenthaler@timesensor.ch
Herr Solenthaler ist Vertriebsleiter der timeSensor AG und beschäftigt sich seit 15 Jahren mit dem Thema Kanzleimanagement.
