ALLEIN GUT ORGANISIERT

Rechtsanwälte und Rechtsanwältinnen welche alleine arbeiten, haben besondere Bedürfnisse. Typisch für diese Berufsgruppe ist die hohe Mobilität: das Büro kann überall sein. Deshalb muss die IT entsprechend mobil ausgelegt sein. Nachfolgend stellen wir vier Ansätze vor, den mobilen Datenzugriff auf Ihre Einplatz-Lizenz von timeSensor LEGAL sicherzustellen:

Der pragmatische Ansatz für den sporadischen Zugriff auf Ihre Daten ist die Verwendung einer Software wie TeamViewer. Diese erlaubt es Ihnen, einen Rechner fernzusteuern. Wenn Sie timeSensor LEGAL auf dem Arbeitsplatz im Büro installiert haben, so können Sie von zu Hause aus per TeamViewer die Steuerung des Bürorechners übernehmen und an diesem arbeiten. Dazu müssen Sie den Bürorechner natürlich eingeschaltet lassen. Wenn Sie dies stört, so lassen sich im Internet auch Lösungen finden, den Rechner bei Bedarf ferngesteuert zu starten, z.B. das Produkt EcoStarter. Ausserdem könnte es sein, dass Ihr heimisches Wirken im Büro beobachtet werden kann. Dies ist abhängig vom Betriebssystem: TeamViewer unter Windows bietet die Möglichkeit «Schwarzer Bildschirm» so dass der Bildschirm des Bürorechners schwarz bleibt, wenn Sie von zu Hause aus darauf arbeiten. TeamViewer unter macOS bietet dieses Feature (noch) nicht.

Aktuelle Laptops sind so leistungsfähig wie stationäre Rechner, weshalb Sie ohne Weiteres alle Ihre Dokumente, die Kanzleisoftware, Office und was immer Sie sonst noch so benötigen, auf Ihrem Laptop installieren können. Dadurch ist Ihr Büro da wo Ihr Laptop ist und Sie können überall arbeiten, selbst dann, wenn Sie kein Internet zur Verfügung haben. An den Orten, an welchen Sie die meiste Zeit verbringen (also zum Beispiel im Büro oder im Home-Office), lohnt es sich, einen grossen Bildschirm, Tastatur und Maus aufzustellen, damit Sie mit dem Komfort eines stationären Rechners arbeiten können. Als zusätzlichen Benefit steht Ihnen der Laptop Bildschirm als Zweitbildschirm zur Verfügung.

Diese Arbeitsweise ist effizient und kostengünstig und in den meisten Fällen die beste Option. Allerdings müssen Sie die folgenden Massnahmen treffen, um die Sicherheit bei Verlust des Laptops zu gewährleisten:

• Passwort bei Ruhezustand einschalten Aktivieren Sie den automatischen Ruhezustand und stellen Sie sicher, dass der Rechner nach Beginn des Ruhezustandes ein Passwort anfordert.
• Festplattenverschlüsselung einschalten Aktivieren Sie die Festplattenverschlüsselung, damit bei einem Diebstahl Ihres Laptops der Dieb keinen Zugriff auf Ihre Daten nehmen kann.
• Automatische Datensicherung einschalten Beschaffen Sie an jedem Standort (z.B. im Büro und zu Hause) eine externe Festplatte und aktivieren Sie die automatische Datensicherung (unter macOS können Sie hier Time Maschine verwenden). Dadurch haben Sie von Ihrem Laptop je eine vollständige Kopie und können bei Verlust des Laptops den vorherigen Zustand rasch wieder herstellen.

Wenn Sie oft in die USA reisen und nur ungern Ihre Mandantendaten auf Ihrem Laptop mit sich führen, so bietet sich die Einrichtung eines Cloud Arbeitsplatzes an. Dadurch befinden sich auf Ihrem Laptop keine Daten. Ein Cloud Arbeitsplatz ist eine virtuelle Maschine, welche in einem sicheren Rechenzentrum aufgesetzt wird. Auf diesem Rechner installieren Sie Ihre gesamte Arbeitsumgebung: Kanzleisoftware, eMail, Office, etc. Ihren lokalen Arbeitsplatz, sei das ein stationärer Computer im Büro oder ein Laptop zu Hause, verwenden Sie nur noch für den Zugriff auf den Cloud Arbeitsplatz. Ansonsten sind lokal keine geschäftlichen Daten mehr gespeichert. Da Ihre Daten auf dem Cloud Arbeitsplatz gespeichert sind, benötigen Sie für das Arbeiten natürlich zwingend Internet. Der Zugriff auf den Cloud Arbeitsplatz kann in unterschiedlicher Weise erfolgen. Der Sicherheitsstandard ist je nach Zugriffsart unterschiedlich ausgeprägt. Die höchste Sicherheit bietet das Einrichten eines VPN (Virtual Private Network), womit der gesamte Datenverkehr verschlüsselt übertragen wird. Diese Option muss bei den meisten Cloud Anbietern separat angefordert werden und führt zu Zusatzkosten. Ebenfalls zu lösen sind die Fragen der Umleitung des Druckers (zwingend), eventuell Sound und USB Ports:

• Ohne Zusatzsoftware kann Ihr Cloud Arbeitsplatz Ihren lokalen Drucker nicht ansteuern, da sich dieser in einem anderen Netzwerk befindet als Ihr lokaler Arbeitsplatz. Bei der Einrichtung eines VPN löst sich dieses Problem automatisch, da der VPN Tunnel bewirkt, dass sich Ihr lokaler Rechner und der Cloud Arbeitsplatz im selben Netzwerk befinden.
• Analog wird der Sound auf dem Cloud Arbeitsplatz nicht automatisch auf den lokalen Arbeitsplatz umgeleitet.
• Am Schwierigsten ist das Mapping des USB Ports: wenn Sie an Ihrem lokalen Arbeitsplatz ein Gerät (z.B. einen USB Stick oder einen Kärtchenleser) anschliessen, so wird Ihr Cloud Arbeitsplatz davon in der Regel nichts erfahren.

Diese Themen müssen mit dem Anbieter des Cloud Arbeitsplatzes besprochen werden.

Wenn Sie früher oder später den Übergang zu einem Team planen, könnte für Sie ein Mehrplatzsystem richtig sein. Sie benötigen hierzu eine Server Maschine (physisch oder virtuell) und eine Datenbank-Lizenz (4D Server). Auf der Server Maschine wird die Datenbank und timeSensor LEGAL installiert. Der Zugriff auf timeSensor LEGAL erfolgt nun über eine generische Client App, welche Sie von unserem Trainingsportal herunterladen können. Diese Client App können Sie auf eine beliebige Zahl von macOS oder Windows basierten Arbeitsplätzen installieren, um so timeSensor LEGAL überall nutzen zu können. Die Server Maschine kann entweder ein physisches Gerät in Ihrem Büro sein, wodurch Sie bei Büroanwesenheit eine optimale Geschwindigkeit geniessen. Über einen VPN-Tunnel können Sie sich von Extern mit dem Server im Büro verbinden. Alternativ können Sie den Server auch in der Cloud betreiben und sich per VPN-Tunnel von überall her mit dem Server verbinden. Beim Arbeiten mit einer Server-Client Lösung über Internet ist ein hochwertiges Internet notwendig. Werden die Lattenzzeiten zu hoch, so wird die Arbeitsgeschwindigkeit träge. Bevor Sie den Server in der Cloud aufsetzen, messen Sie daher mit Vorteil die Geschwindigkeit mit einem «PING» Test.

Es bestehen verschiedene Möglichkeiten, den mobilen Zugriff auf eine Einplatz-Lizenz von timeSensor LEGAL zu organisieren. Überlegen Sie sich die verschiedenen Vor- und Nachteile im Hinblick auf Ihre persönliche Situation genau und lassen Sie sich im Zweifelsfall beraten.  

Viele Wege führen nach Rom. Wie Sie als Einzelanwalt Ihre Kanzleisoftware timeSensor LEGAL Lizenz mobil optimal nutzen können, muss gut bedacht sein. In vielen Fällen genügt ein Laptop, in anderen Fällen führt der Weg in die Cloud.