Was sollen Sie beachten beim Kauf einer Kanzleisoftware?

Mit der Einführung des besonderen elektronischen Anwaltspostfaches (beA) auf Ende 2017 nimmt das Justizsystem in ganz Deutschland einen grossen Schritt hin zur Digitalisierung. Neben den Vorteilen für den operativ tätigen Rechtsanwalt, wie einer einfacheren Rechnungsstellung, automatisierter Dokumentenerstellung und vielen anderen arbeitserleichternden Features, kann die erweiterte IT in der Kanzlei aber einige Herausforderungen mit sich bringen. Wo klassisch Excel, Word und ein Email-Programm in Verwendung waren, sind nun Gesamtlösungen gefragt, die Arbeitsabläufe ganzheitlich abdecken. Eine passende Softwarelösung zu finden, die alle Prozesse ganzheitlich erfasst, pflegeleicht ist und Ihre Daten sicher abspeichert, wird somit zu einer zentralen Aufgabe für die zukunftsorientierte Kanzleiführung. Auf was ist also beim Kauf einer Kanzleimanagementsoftware zu achten?

Bei einer Kanzleisoftware ist wichtig, dass Ihr ganzes Team einfach und schnell mit der neuen Lösung umgehen kann. Immer wieder kommt es vor, das Unternehmen teure Anschaffungsprojekte anreissen, bloss um festzustellen, dass die neue Software von keinem einzigem Mitarbeiter gebraucht wird. Stellen Sie sicher, dass von den Lehrlingen bis hin zur Kanzleiführung alle in der Lage sind, die neue Lösung zu verwenden.

Keinen strategischen Entscheid zu treffen, ist auch ein strategischer Entscheid. Gerade in grössere Kanzleien ist es oft (politisch) einfacher, eine simple Rechnungsstellungssoftware einzuführen, als den Sprung in eine Gesamtlösung zu wagen. Je umfangreicher die Software, desto mehr Kanzleimitglieder kommen mit ihr in Berührung. Das kann Spannungen verursachen und birgt Risiken für die Entscheidungsträger. Eine umfassende Software bringt jedoch viele Vorteile mit sich, darunter Teammanagementfunktionen, Adressverwaltung, Statistiken und eine interne Buchhaltung. Ein gesamtes System kann Ihre Bedürfnisse besser und effizienter bedienen als viele getrennte Applikationen. Fragen Sie sich, ob Sie eine Lösung auch in 5 Jahren noch verwenden werden.

Keine Software steht alleine im Raum. Egal ob Hardware, Betriebssystem, Telefonanlage oder andere Anbindungen, die Landschaft rund um Ihre Gesamtlösung verändert sich täglich. Demensprechend lohnt es sich, in eine Software zu investieren, die aktiv weiterentwickelt wird. Einerseits sollte sie neue Technologien integrieren und andererseits regulatorische Bedürfnisse wie das beA oder RVG abdecken.

Egal ob erweitertes Team-Management oder der Eröffnung einer neuen Kanzlei, versichern Sie sich, dass Sie Ihre Lösung auch mit mehr Mitarbeitern und komplexeren Anforderungen verwenden können. Es ist wichtig, dass Sie Ihre Softwarelösung nach oben offen anpassungsfähig ist. Vergewissern Sie sich, dass der Hersteller der Kanzleisoftware für spezielle Probleme auch spezielle Lösungen findet oder notfalls für Sie programmiert.

Es geschieht schnell, dass man sich in eine graphisch elegante Softwarelösung verliebt. Stellen Sie aber sicher, dass das Team welches hinter Ihrer Kanzleisoftware steht aktiv mit Ihnen zusammenarbeitet. Fühlen Sie sich mehr als Kunden oder mehr als Partner bei Ihrem Anbieter? Eine regelmässig verfügbare Hotline, ein erfahrenes Entwicklerteam und eine Geschäftsführung mit Vision sind Hinweise auf ein Unternehmen, das Sie nicht als eine Umsatzzahl, sondern als einen Partner für die Zukunft versteht.

In den Zeiten von NSA, Spionageeklaten und Hackerangriffen wird eine zuverlässige Datensicherung zum wichtigsten IT-Schwerpunkt in Ihrer Kanzlei. Eine solide Datenbank und einfache Backuperstellung sind von höchster Wichtigkeit, um die Daten Ihrer Mandanten zu beschützen. Vergewissern Sie sich von Anfang an, dass Ihre Lösung technisch den Zugriff auf Ihre Daten schützt und diese auch über ein kluges Backup System in Zukunft sichert.

Eine gute Kanzleisoftware hilft Ihnen und Ihrem Team, das Tagesgeschäft einfacher, schneller und stressfreier abzuwickeln. Wodurch sich die besten Lösungen jedoch abheben, ist die Möglichkeit, den finanziellen Gesamtüberblick zu behalten und durch Analysen sofort reagieren zu können, um Umsätze zu steigern. Module wie Statistik, Mitarbeiterkontrolle und eine effiziente Inhouse-Buchhaltung sind notwendig, um den unternehmerischen Überblick zu behalten.

Eine gute Kanzleisoftware ermöglicht Ihnen einen einfachen Import/Export von Dateien und integriert fliessend mit anderen Lösungen. Wollen Sie auch in Zukunft Herr Ihrer Daten sein? Versichern Sie sich, dass eine Datenmigration zu einem anderen Anbieter möglich ist und lassen Sie Ihre Daten nicht in den Fängen einer Software, die von Legacy-Technologie und veralteten Entwicklungsstandards geplagt ist.