Autor Daniel N. Solenthaler – sales@timesensor.de
Mehr Freizeit durch Anwaltssoftware
Natürlich kann man als Rechtsanwält*in mit Laptop, Office Programm und Internet grundsätzlich fast alles erledigen – effizient ist das aber nicht.
In den allermeisten Branchen haben sich in den letzten Jahrzehnten spezifische Branchenprogramme – so genannte vertikale Softwares – durchgesetzt. Man nennt diese Programmpakete auch ERP Systeme, wobei ERP für „Enterprise Resource Planning“ steht. Wie es der Name sagt, managt eine solche Software die Ressourcen der Unternehmung.
Das Äquivalent der ERP Systems in Anwaltskanzleien ist die Anwaltssoftware, die zum Ziel hat, die Kanzleiressourcen zu optimieren. Denn auch in Anwaltskanzleien gibt es eine Menge zu managen: Adressen, Akten, E-Mails, Fristen, Visitenkarten, Rechnung und vieles mehr. Die wichtigste Ressource in der Anwaltskanzlei ist, wie auch im Leben, die Zeit.
Letztlich ist Zeit die einzige reale Währung, auf die es im Leben ankommt: Zeit lässt sich nicht verlängern und auch nicht wirklich totschlagen. Das einzige, was wir beeinflussen können ist, wie sinnvoll wir die Zeit nutzen.
So kann zum Beispiel Zeit in Geld umgetauscht werden, indem verrechenbare Arbeit für Dritte erledigt wird, welche nachträglich bezahlt wird. Das ist notwendig und solange es in einem vernünftigen Rahmen bleibt, wohl auch sinnvoll.
Anwaltssoftware ist ein Werkzeug, welches Ihnen, als Rechtsanwalt oder als Rechtsanwältin, Zeit sparen soll. Und so sollten Sie Anwaltssoftware betrachten: als ein Tool, eine Hilfe im Kampf gegen Zeitverschwendung. Wenn Anwaltssoftware für Sie ein notwendiges Übel darstellt, dann haben Sie entweder deren Potenzial nicht verstanden oder setzen die falsche Anwaltssoftware ein.
Dieser Artikel ist deshalb ein Plädoyer für ein freundschaftliches Verhältnis zwischen Ihnen und Ihrer Anwaltssoftware – und für eine Freundschaft, welche sich für Sie auszahlt.
Wie viele Arbeitstage spare ich, wenn ich meine Anwaltssoftware fachgerecht nutzen kann, pro Monat?
Gerechnet auf einen normalen Arbeitstag mit acht Stunden, sparen Sie mit Anwaltssoftware täglich mindestens 30 – 45 Minuten Zeit. Dies ist das Resultat einer Umfrage unter unseren Kund*innen. Die eingesparte Zeit verteilt sich über den ganzen Tag.
Passt man nämlich nicht auf, so rinnt einem die Zeit wie Sand durch die Finger. Viele kleine Zeitverluste – im Einzelnen unbemerkt und scheinbar unbedeutend – kumulieren sich schnell. Und schon wieder haben Sie einen Abend oder einen Samstag in der Kanzlei verbracht, statt mit Ihrer Familie etwas Freizeit zu geniessen.
Handeln Sie deshalb klug! Eine gute Anwaltssoftware spart täglich überall etwas Zeit – hier einige Beispiele dazu:
Zeiterfassung und Rechnungstellung
Rechtsanwält*innen verkaufen ihre Zeit und diese muss deshalb konsequent erfasst werden. Da es eine Vielzahl von Tätigkeiten verbunden mit den verschiedensten Kommunikationskanälen gibt, ist es nicht möglich, eine voll automatisierte Erfassung aller Tätigkeiten vorzunehmen. Ausserdem wäre eine Vollüberwachung aller Ihrer Tätigkeiten wohl für die meisten Berufsträger*innen ein Alptraum.
Trotzdem wurde in diesem Bereich bereits viel versucht: automatisches Protokollieren von Telefonaten scheitert an den vielen heterogenen Kommunikationssystemen, die jeweils datentechnische Inseln sind.
Automatisches Überwachen der Aktivitäten am Computer: abgesehen davon, dass die Vorstellung, dass jeder Tastendruck und jeder Mausklick am Computer überwacht und geloggt wird, die meisten Menschen abschreckt, spielt sich unser Leben – zum Glück – noch nicht zu hundert Prozent vor dem Computer ab. Meetings, Geschäftsreisen, Handytelefonate: viele Tätigkeiten entgehen auch bei diesem Ansatz der Überwachungssoftware.
Kurz: die Zeiterfassung kann Ihnen kein System der Welt abnehmen und wenn Sie keine allumfassende Überwachungstechnologie wünschen, dann wird dies wohl auch künftig so bleiben.
Trotzdem leistet eine gute Anwaltssoftware gegenüber dem klassischen Excel Sheet ausgezeichnete Dienste – und spart Ihnen viel Zeit.
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Nein, bei diesem Untertitel bin ich nicht in der Tastatur verrutscht, sondern das ist, neben ein paar Mausklicks, das Einzige, was Sie in unserem Anwaltsprogramm eingeben, um in genau zehn Sekunden die folgende Rechnung zu erstellen:
Sie glauben mir nicht? Lassen Sie es sich von uns zeigen! Mit genau acht Tastendrücken, drei Klicks und in nicht mehr als zehn Sekunden
erfassen Sie drei Leistungen und erzeugen diese Rechnung. Das ist mit Word nicht zu schaffen und auch viele Anwaltsprogramme scheitern bei diesem Beispiel.
Wir haben unsere Anwaltssoftware timeSensor LEGAL an dieser Stelle kompromisslos optimiert und mit unseren Programmierern um jeden Tastendruck und jeden Mausklick gerungen. Zeiterfassung und Fakturierung sind Zeitfresser, deshalb lohnt es sich diesen sich ewig wiederholenden Prozess zu optimieren.
Finden statt suchen
Gut, mögen Sie sagen, um die Rechnungen kümmert sich meine Assistenz und es ist kein Problem, wenn diese pro Rechnung etwas Zeit verschwendet. Das mag sein, aber wenn Sie die Arbeitszeit Ihrer Assistenz mit ineffizienten Abläufen verschwenden, kann diese Sie nicht anderweitig entlasten.
Kommen wir aber zu einem Thema, welches Sie als Rechtsanwalt oder Rechtsanwältin noch direkter berührt, als der monetäre Aspekt Ihrer erbrachten geistigen Leistung: die Erstellung von Dokumenten.
Vor der Erstellung der Rechtsschrift stellt sich stets die Frage, ob es zur vorliegenden Thematik allenfalls eine Vorlage gäbe, welche den Weg etwas erleichtern könnte. Und nun startet die Suche nach dem seinerzeitigen Mandat, an welches Sie sich aber leider nur noch vage erinnern, wodurch gut und gerne wieder zehn Minuten Lebenszeit verloren gehen, bis Sie – mit etwas Glück – das Wunschdokument gefunden haben. Leider liegt dieses aber nur noch als PDF vor, die zugehörige Word Datei ist verschwunden. Ein bekanntes Szenario?
Eine Anwaltssoftware wie timeSensor LEGAL verfügt deshalb über ein integriertes Dokumenten Management System, kurz DMS, zur Ablage aller relevanten Schriftstücke. Wenn Sie sich entscheiden, Dokumente nicht mehr einfach auf eine Festplatte zu speichern, sondern in einer Datenbank abzulegen, legen Sie die Grundlage zum späteren Zeitsparen: erstens sind die abgelegten Dokumente in timeSensor LEGAL nun automatisch volltextindiziert, was bedeutet, dass Sie nach verschiedenen Begriffen im Inhalt suchen können. Sie können also mit Stichwörtern, welche mit „UND“ bzw. „ODER“ verknüpft werden, die Suchzeiten künftig reduzieren und Ihre Dokumentenablage wird zur Know-how Sammlung.
Zweitens verhilft das Management der Dokumente mithilfe einer Datenbank zu einem sicheren und konsistenten Umgang mit denselben. Haben Sie das Word Dokument einfach auf der Festplatte gespeichert so passiert es schnell – natürlich nicht Ihnen, aber Ihrer Assistenz – dass das Originaldokument aus Unachtsamkeit verschoben, statt kopiert wird und nun im Originalmandat fehlt. Oder es werden nachträglich Änderungen am Dokument vorgenommen, welche nichts mit dem Originalmandat zu tun haben.
Mit der Anwaltssoftware timeSensor LEGAL kann Ihnen das nicht passieren, denn dieses verfügt über eine eingebaute Versionierung. Das Originaldokument kann nicht mehr irrtümlich überschrieben werden, denn bei jeder Änderung wird automatisch eine neue Version erzeugt. So verfügen Sie über eine lückenlose History aller Änderungen und jeder Stand des Dokuments ist im Hintergrund abgelegt.
Damit das trotzdem übersichtlich bleibt, schiebt unser Anwaltsprogramm die älteren Versionen des Dokuments automatisch in den Hintergrund. Mit anderen Worten: Sie sehen immer nur ein einziges Dokument, hinter welchem aber in der Tat eine beliebige Zahl älterer Versionen liegen. Deshalb ist eine klug entwickelte Bedienungsoberfläche ein wichtiges Merkmal einer Anwaltssoftware.
Copy/Paste hat ausgedient
Aber nicht immer kann ein neues Dokument auf der Basis eines bestehenden, älteren Dokuments, entwickelt werden, oft muss man sich mit einer generischen Vorlage begnügen. Und genau hier geht oft wieder Zeit verloren.
Wenn Sie nämlich jetzt Ihre altgediente Rahmenvorlage starten und beginnen die Daten der Parteien einzutragen, dann sind Sie nicht optimal effizient und verlieren Zeit. Deshalb erlaubt Ihnen eine gute Anwaltssoftware, wie timeSensor LEGAL, das Erstellen des neuen Dokuments und das Abmischen der vorhandenen Daten in einem Arbeitsgang.
Es gibt Kanzleien in unserem Kundenkreis, welche den Prozess der Vorlagenbewirtschaftung vollständig optimiert haben: eine Vorlagenmanager*in kümmert sich zentral um die Vorlagensammlung und stellen dem Kanzleiteam gut gepflegte und sich automatisch befüllende Dokumente zur Verfügung. Und dadurch spart das ganze Kanzleiteam täglich Zeit.
Verfügen Sie über eine gut gepflegte Sammlung an Vorlagen, so profitieren sie zweierlei:
- die Qualität Ihrer Schriftstücke ist einwandfrei, denn Übertragungsfehler und Copy/Paste Fehler werden ausgeschlossen.
- Sie sparen Zeit, weil Sie gleich zum Kern der Sache vorstoßen, statt mit dem Übertragen der Rahmendaten Zeit zu verlieren.
Nummern wählen
Aber wechseln wir das Thema und kommen wir zu Telefonaten, einem ebenfalls wichtigen Zeitfresser im Leben der Anwaltschaft. Das Telefonieren an sich können wir Ihnen nicht abnehmen, aber beim Wählen der Telefonnummer startet mancherorts bereits die Zeitverschwendung.
Eine gute Anwaltssoftware synchronisiert die in der Anwaltsdatenbank gespeicherten Kontakte laufend zum Exchange Server, so dass Sie die für Sie relevanten Kontakte automatisch – und jederzeit aktuell – in Ihrem Exchange Account vorfinden.
Kurz: ein zentraler Adressverwaltungsprozess in der Kanzlei versorgt ohne Medienbruch alle Beteiligten mit den für sie relevanten und immer aktuellen Adressen und Telefonnummern – das Suchen und Eintippen von Telefonnummern wird überflüssig und Sie haben dank Ihrem Anwaltsprogramm bereits wieder Zeit gespart.
Aber es geht noch besser: ruft Ihr Mandant*in an – und Sie befinden sich gerade vor dem Computer, angemeldet bei Ihrer Anwaltssoftware – so öffnet sich automatisch die passende elektronische Akte und eine Stoppuhr misst die am Telefon mit Ihrer Mandant*in verbrachte Zeit. Zugegeben, dies funktioniert nicht mit allen Telefoniesystemen, denn hier wird eine direkte Kommunikation zwischen dem Telefonieserver und dem Datenbankserver notwendig.
Kommt der Anruf rein, so informiert der Telefonieserver die Datenbank über den eingehenden Anruf, diese prüft, ob die anrufende Person der Nebenstelle angemeldet ist und öffnet dann automatisch die Akte. Das tönt etwas komplex, ist aber im Alltag sehr praktisch und natürlich zeitsparend.
Elektronische Ablage
Dass E-Mails separat abgelegt werden sollten, hat sich mittlerweile herumgesprochen. E-Mail Systeme sind nicht zur Archivierung optimiert und nicht wenige Firmen haben aus verschiedenen Gründen schon bereits E-Mails verloren. Ausserdem kann es schwierig sein, ältere E-Mails wiederzufinden – vor allem, wenn diese sich in den Mailboxen ehemaliger Mitarbeiter*innen befinden. Deshalb sollte man auch E-Mails dem DMS zur sicheren Verwahrung übergeben.
Aber wie kann man E-Mails ablegen, ohne dass wertvolle Arbeitszeit verloren geht? Ältere Ansätze integrieren in Outlook ein Add-In, mit welchem Outlook User eine E-Mail direkt an das DMS übergeben können. Dieser Ansatz hat aber zwei Nachteile:
Nachteil Nr. 1: es ist nicht effizient, wenn Rechtsanwält*innen ihre wertvolle Arbeitszeit zur Zuordnung und Ablage von E-Mails verschwenden. Ein Klick sollte genügen und der Rest sollte vom System bzw. von der Assistenz erledigt werden. Wenn Sie als Anwalt oder Anwältin bei der heutigen E-Mail Flut pro Tag 50 bis 100 E-Mails archivieren müssen, dann verlieren Sie Zeit – oder Sie geben auf und archivieren nicht mehr, wodurch Sie später einmal – falls Sie die E-Mail wieder benötigen – Zeit verlieren werden.
Nachteil Nr. 2: es ist aus Sicherheitsgründen immer schwieriger, Add-Ins in den neusten Versionen von Outlook einzubauen. Bei Exchange Server war dies noch möglich, aber mit Office 365 hat Microsoft die Hürden wesentlich höher gelegt. Sie (oder die Herstellungsfirma des betreffenden Plug-Ins) kämpfen gegen Microsoft und den Trend zu immer höheren Sicherheitsbarrieren. Die Konsequenz: Updates können nicht eingespielt werden, oder nach dem Einspielen des Updates geht das Add-In nicht mehr und jetzt verlieren Sie schnell wieder viel Zeit bis alles wieder sauber funktioniert.
Deshalb gibt es neue Lösungsansätze
Lösungsansatz Nr. 1: die Anwaltssoftware timeSensor LEGAL verfügt über eine intelligente E-Mail Schnittstelle. Diese erlaubt es Ihnen per Mausklick gewünschte E-Mails an die Schnittstelle umzuleiten. Mehr müssen Sie nicht tun, also kein Mandat auswählen, keine Zuordnung vornehmen, es genügt die E-Mail umzuleiten. Die Schnittstelle analysiert die E-Mail und nimmt eine automatische Zuordnung zum richtigen Mandat vor. Genügen die enthaltenen Informationen nicht, so wird die E-Mail rot markiert und die Assistenz erledigt die Ablage der verbleibenden, nicht zugeordneten E-Mails.
Lösungsansatz Nr. 2: timeSensor LEGAL verfügt über einen eingebauten Email-Client, den sogenannten Kommunikator. Der Vorteil des Kommunikators ist, dass er vollständig in timeSensor LEGAL integriert ist und deshalb weitere Kommunikationskanäle einbinden kann. In Deutschland haben wir den ersten Schritt gemacht und auch das beA (besonderes Anwaltspostfach) integriert. Sie haben somit in der Anwaltssoftware eine einheitliche Bedienungsoberfläche, über welche alle Postfächer (E-Mail und beA) abgewickelt werden. Auch in der Schweiz werden Rechtsanwält*innen künftig immer sicherer kommunizieren, so dass auch in der Schweiz der Trend zur Nutzung eines integrierten Kommunikators nachvollziehbar ist.
Kurz: die E-Mail Ablage ist ein gefährlicher Zeitfresser. Dank neuer Lösungsansätze, wie sie in der Anwaltssoftware timeSensor LEGAL geboten werden, kann die sichere Ablage zeitsparend gewährleistet werden.
Rechnungen und Mahnungen versenden
Dass das Erstellen einer Rechnung in der Anwaltssoftware timeSensor LEGAL mit acht Tastendrücken, ein paar Klicks und in zehn Sekunden erledigt ist, hatten wir schon erwähnt. Durch der COVID-19 Krise ist das Verständnis noch mehr gewachsen, dass Rechnungen elektronisch versendet werden.
Deshalb ist es von unserer Anwaltssoftware aus möglich, Rechnungen voll automatisch generieren zu lassen und diese dann per Mausklick direkt elektronisch zu versenden. Hierzu wird wiederum die E-Mail Schnittstelle verwendet, wo für den Rechnungsversand eine eigene Identität eingerichtet werden kann. So können Sie die Rechnungen zum Beispiel von der Adresse accounting@meinekanzlei.de versenden, statt von Ihrer normalen E-Mail Adresse.
Da die in timeSensor LEGAL hinterlegten Vorlagen dynamisch zusammengestellt werden, wird die Anwaltssoftware automatisch die für E-Mails hinterlegten Vorlagen verwendet. So kann die E-Mail selber in der Sprache der Mandantschaft generiert werden und die Rechnung wird als PDF angehängt.
In der Schweiz kann dabei der ESR Einzahlungsschein als spezieller E-Mail Einzahlungsschein angehängt werden, der von der Empfänger*in dann als solcher erkannt wird und direkt verwendet werden kann.
Es ist sehr angenehm, Rechnungen mit einem Mausklick der Kundschaft zustellen zu können, und so Tätigkeiten wie Druck, Verpacken und Frankatur wegfallen lassen zu können. Und vor allem ist es unglaublich zeitsparend.
Fazit
Im Kanzleialltag wird in tausend kleinen Einzelschritten Zeit verloren: bei der Zeiterfassung im Timesheet, beim Telefonieren, beim Suchen und Erstellen von Dokumenten und an vielen anderen Stellen mehr.
Dank einer zentralen Datenbank, einer durchdachten Bedienungsoberfläche und vielen optimierten Funktionen, hilft Ihnen unsere Anwaltssoftware timeSensor LEGAL überall ein bisschen effizienter zu arbeiten. Die gesparte können Sie besser einsetzen: für Ihre Mandant*innen, für Ihre Familie oder für sich selbst.
